Intranet-uudistus – Mitä kannattaa budjetoida?

Mitä intranet-uudistus kaiken kaikkiaan maksaa? Kuinka paljon intranetin uudistamiseen on syytä budjetoida? Mitä voi ostaa ulkoa, mitä kannattaa tehdä itse in-house?

Intranet-uudistus on karkeasti noin vuoden mittainen projekti, joka sitoo organisaation sisäisiä resursseja varsinkin sisällöntuotantovaiheessa. Toki kokonaisbudjetti riippuu siitä, millaista uudistusta intranetillenne olette tekemässä. (Käsittelen intranet-uudistuksen syitä ja tavoitteita toisessa artikkelissani, joka kannattaa lukaista ensin.)

Keskityn tässä artikkelissa seikkoihin, jotka kannattaa huomioida intranet-uudistuksenne kokonaisbudjetissa. Nostan esiin tyypillisiä vastuiden ja roolien kompastuskiviä ja harmaita alueita. Artikkelissa olevat hintalaput ovat kokemukseeni perustuvia karkeita arvioita, ja perustuvat hintatasoon elokuussa 2023. Hinnat ovat suuntaa-antavia.

Esiselvitys, konseptointi ja teknologiavalinta

Erityisesti, mikäli uudistamisen painopisteet ovat vielä auki, työ kannattaa aloittaa esiselvityksellä. Se sisältää tarvekartoituksia palvelumuotoilumenetelmin eri käyttäjäryhmien näkökulmista. Tämä on erinomainen hetki aktivoida koko yhteisöä uudistukseen.

Esiselvitystyön kautta tarpeet ja tavoitteet sekä toisaalta reunaehdot (esim. IT-ekosysteemi ja teknologia) alkavat hahmottua. Tarpeisiin ja tavoitteisiin etsitään sopivimmat ratkaisut: konsepti ja teknologia. Suunnitelmat voidaan tarkentaa määrittelyksi, jonka avulla erityisesti teknisen toteuttajakumppanin työ on mahdollista kilpailuttaa.

Esiselvitystyön hintalappu riippuu sen laajuudesta (käyttäjäryhmien osallistaminen) ja menetelmistä.

Hintaesimerkkejä:

• Esiselvitystyö ja konseptointi 10 000 - 25 000 euroa
• Vaatimusmäärittely 3 000 - 5 000 euroa

Mitä tekniseltä toteuttajakumppanilta ostetaan?

Tekninen toteutus on se osuus, joka tyypillisesti ostetaan ulkoiselta toteuttajakumppanilta. Asiakkaan ja teknisen toteuttajakumppanin vastuut toteutusprojektissa roolittuvat osittain hyvinkin selkeästi. Käydään ensin läpi tyypillinen roolitus.

(Tekniseltä) toteuttajakumppanilta ostetaan tyypillisesti:

• Tekninen toteutus, joka ei välttämättä ole koodausta, vaan voi olla vain konfigurointia käyttöliittymässä. Lisäosien käyttöönotot.
• Integraatiot, räätälöinnit, yms. "heavimmät" teknistä toteutusta vaativat osat.
• Aikataulutus, fiksu vaiheistus, kehitysjonon hallinta.
• Käyttökokemus, käyttöliittymä, visuaalinen suunnittelu ja sivumallit, teidän visuaalisen ilmeenne pohjalta. Missä määrin visu- ja kälisuunnittelua tarvitaan, riippuu alustasta. Jos käytetään valmistuotteita kuten vaikkapa Workplacea tai Teamsiä, niin käyttöliittymäsuunnittelulle ei ole juurikaan tarvetta (tai siis mahdollisuuksia!), koska valmistuote määrittää sen. Jos taas teette intranne perinteisesti sisällönhallintajärjestelmällä, visualinen ilme ja käyttöliittymä täytyy suunnitella ja toteuttaa nollasta. Modernissa SharePointissa eletään välimaastossa. Tässä on yksi kompastuskivi! Vaatikaa toteuttajakumppaniltanne näkemystä, ohjausta ja suosituksia sisältöjen esittämiseen ja sivumalleihin ja kokonaisnäkemystä käyttökokemuksesta. Moni tekninen toteuttajakumppani saattaa nimittäin esittää SharePointin osalta teille vain mahdollisuuksien maailmoja ja käyttökokemus jää teidän harteillenne. Näin ei saa olla, vaan suositusten ja käyttökokemuksen tulee tulla intranet-toteuttajalta, jolle intrat ja SharePoint ovat tuttuja, ei uniikki projekti.
• Toteutuksen dokumentointi.
• Toteutuksen testaus.
• Tuki ydinryhmälle (pääkäyttäjät, päätoimittajat).
• Projektin johtaminen ja teidän sparraaminen intranet-uudistuksen toteutuksessa.
• Raportointi.

Tyypillinen hintalappu luokkaa yllä listatuille töille:

• 40 000 - 160 000 euroa (riippuu alustasta ja kun kyseessä on viestinnällisen intranetin uudistaminen, ei laajempi työtapojen muutoshanke.)

Mistä asiakas on vastuussa?

Te tilaavana asiakkaana olette tyypillisesti vastuussa ainakin seuraavista:

• Palvelun roolin määrittelystä suhteessa muihin viestinnän, tiedonhallinnan ja yhteistyön sisäisen kanaviin.
• Intranetinne sisällöntuotannosta, sisällön oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.
• Sisällönsuunnittelun ja -tuotantotyön johtamisesta.
• Sisällöntuottajien rekrytoinnista ja sisällönhallintamallin käyttöönotosta.
• Oman sisäisen työnne resurssoinnista, johtamisesta ja koordinoinnista.
• Yhteistyön koordinoinnista kolmansiin osapuoliin kuten vaikkapa graafikkoon, kääntäjiin ja liippaavien järjestelmien teknisiin kumppaneihin.
• Uuden palvelun käyttöönotosta ja sitä tukevasta viestinnästä ja markkinoinnista. Muutoksen johtamisesta.
• Teknisen toteutuksen yms. tilatun työn hyväksynnästä.

Kaikkiin yllä mainittuihin saa toki toteuttajakumppaneilta tukea, sparrausta ja tarvittaessa myös käsipareja, mutta te tilaajana olette niistä tyypillisesti päävastuussa.

Harmaat alueet

Tyypillisiä "harmaita alueita" intranet-projekteissa ovat:

• Palvelun konfigurointi. Tämä liittyy erityisesti moderniin SharePointiin. Perustaako toteuttajakumppani kaikki sisältösuunnitelman mukaiset sivustot, konfiguroi asetukset ja asettelee etusivulle verkko-osat ja konfiguroi ne? Vai tekevätkö he vain mallin, jos te tilaajana kopioitte ideaa manuaalisesti kymmenille eri sivustoille?
• Kouluttaminen, erityisesti sisällöntuottajien kouluttaminen. Tyypillisesti tekninen toteuttajakumppani kouluttaa vähintään projektin ydinryhmän (pääkäyttäjät, päätoimittaja) käyttämään uutta teknistä alustaa. Kouluttaako se myös kaikki "normaalit" sisällöntuottajat vai onko se teidän työnne? Onko koulutus vain teknisen alustan geneeristä opastusta ("tämäkin on mahdollista") vai oikeasti teidän intranetinne rakentamista ("konseptin mukaisesti esitämme sisällön näin")? Kuka on vastuussa siitä, että sisällöntuottajilla on riittävät osaaminen ja heidän tuottamansa lopputulos on yhdenmukaista?
• Sisällöllinen kouluttaminen. Entä koulutatteko te sisällöntuottajat tapaanne esittää sisältöä, puhetapaan (tone of voice), verkkokirjoittamiseen ja saavutettavuuteen? Varsinkin, jos sisältökonseptinne muuttuu merkittävästi ja sisällöntuotantonne on hajautettua, tulee tähän panostaa. Osa teknisistä toteuttajakumppaneistaan ei koe tätä aihetta omakseen, eivätkä tarjoa tähän tukea.
• Sisällöntuottajien tuki. Tuetteko itse vai tukeeko toteuttajakumppani? Osa toteuttajakumppaneista erottelee ns. sisällöllisen tuen ja teknisen tuen, ja tarjoaa tukea "vain teknisissä kysymyksissä". Sisällöntuottajalle - tai kenelle tahansa - on hyvin harmaata aluetta se, onko sopivan verkko-osan valinta sisältöjen esittämisen tarpeeseen teknistä vai sisällöllistä tukea. Kuka vastaa kysymyksiin projektin Teamsissä ja kuka vetää tukiklinikoita?

Tämä hetken markkinassa monilla toteuttajakumppaneilla on myös muuta osaamista ja palveluita intranet-uudistuksenne tueksi, mutta ei kaikkea kaikilla.

Osalta toteuttajakumppaneja voi toki hankkia sovitusti myös:

• Konseptointi, palvelun roolittaminen, määrittely.
• Sisältötyön johtaminen.
• Muutosjohtamisen ja käyttöönoton tuki.

Hintaesimerkkejä:

• Sisällöntuottajien kouluttaminen 500 euroa/koulutus
• Sisällöntuottajien tukiklinikat 3000 euroa/10 kpl
• Sisältötyön johtaminen 20 000 - 60 000 euroa (riippuen työn ja intrasisällön laajuudesta)

Kolmannelta osapuolelta hankittavat

Kolmannelta osapuolelta voitte ostaa esim.

• Esiselvityksen, konseptoinnin ja määrittelyn. Näin saatte riippumattoman suunnitelman, jota toteuttaja ei ole suunnitellut itselleen tehtäväksi.
• Kilpailutuksen tuen.
• Sisällöntuotantoon liittyvät erityistyöt kuten käännöstyöt, valokuvaus, esittelyvideot, jopa graafinen suunnittelu.
• Saavutettavuusarvioinnin.
• Projektin johtamisen. Ulkoistettu projektipäällikkö koko projektille tai sen osalle tai esim. vaikkapa vain sisältötyön johtaminen. Projektin johtamisen ulkoistaminen intranet-projekteja aiemmin tehneelle henkilölle, on asiakkaalle fiksu ratkaisu: se vauhdittaa projektia, tuo taloon lisää osaamista ja on kustannuksiltaan todella joustava malli.
• Säännöllistä sparrausta ydinryhmän tueksi intranet-projektien asiantuntijalta

Hintaesimerkkejä:

• Kilpailutuksen tuki 3 000 - 5 000 euroa
• Saavutettavuusarviointi 2 000 - 5 000 euroa
• Ulkoistettu projektipäällikkö 10 000 - 20 000 euroa/kk (riippuen allokaatiosta)

Huomioi hintavertailussa

Kilpailutusta varten yllä olevat tehtävien vastuujaot on hyvä kirkastaa, jotta voitte kuvata ne tarjouspyynnössä mahdollisimman yksiselitteisesti. Näin saatte helpommin vertailtavia tarjouksia.

Lisäksi budjetoinnissa tulee huomioida teknisen alustan tuomat lisenssikustannukset. Budjetoitteko ne osaksi intranet-budjettia? Mitä lisenssejä jo on ja mitä tulisi hankkia lisää? Huomioi mahdolliset uudet käyttäjäryhmät. Lisäksi huomioitava mahdolliset lisäosat ja muut juoksevat tekniset kulut. (Huomioitavaa on myös mahdolliset palvelinkustannukset, joskin ne ovat harvinaisia nykypäivänä, koska intranet toteutetaan tyypillisesti pilvipalveluun, jossa hinnoittelu perustuu käyttäjämäärään.)

Hintavertailussa on hyvä huomioida projektikustannusten lisäksi seuraavaksi neljäksi vuodeksi mahdolliset juoksevat kustannukset sekä jatkokehityksen ja -tuen kustannukset. Vertailussa voi hyödyntää esim. jatkokehityksen tuntihintoja suhteessa tarvittavaan tuntimäärään. Tuntihinnoissa on suurta variaatiota, karkeasti välillä 90 - 160 euroa/tunti. Tyypillisesti sopimus tehdään toteuttajakumppanin kanssa ensin projektista. Jos toteutusprojekti on edennyt hyvin, sen jälkeen tehdään tyypillisesti erillinen sopimus jatkokehityskumppanuudesta, jossa sopimus pysyy voimassa kuukausihinnalla, joka karkeasti vaihtelee välillä 400-800 euroa/kk.