Intranet-uudistus – Mitä uudistetaan ja miksi?

Intranet-uudistus on karkeasti noin vuoden mittainen projekti, joka sitoo organisaation sisäisiä resursseja varsinkin sisällöntuotantovaiheessa. Uudistukselle tarvittava resurssointi ja kokonaisbudjetti riippuu siitä, millaista uudistusta intranetillenne olette tekemässä.

Mitkä ovat intranet-uudistuksenne syyt ja tavoitteet? Mitä olette uudistamassa? Tekniikkaa, sisältöä, tavoittavuutta, käyttökokemusta vai palvelun roolia ja sisäisiä työtapoja, tai jotain näiden yhdistelmää?

Keskustelkaa yhdessä intranne kehitystiimin kanssa vähintään seuraavista aiheista, kun pohditte uudistamista.

Alustan vaihdos

Tyypillisesti intranet-uudistuksen syynä on entisen teknisen alustan happaneminen; alusta on tullut elinkaarensa päähän. Selvitä tällöin organisaationne IT-toiminnolta, mitkä ovat IT-ympäristönne reunaehdot ja mahdolliset alustavaihtoehdot intralle. Tänä päivänä kysymys on käytännössä: tuleeko ratkaisun löytyä Microsoft 365 -ekosysteemin tuotteista (jos olette M365:ssä)? Tällöin konseptointikumppanina voi hyödyntää suoraan M365:een erikoistunutta toimijaa. Jos IT on avoin muillekin ratkaisuille, kannattaa konseptointikumppaniksi valita riippumaton toimija, jolla on tietoa ja osaamista muistakin kuin M365:n ratkaisuista. Jos taas olette Googlen ekosysteemissä, tekniset vaihtoehdot löytyvät sen vaikutuspiiristä.

Alustan vaihdon yhteydessä: Mitä muuta kannattaa samalla uudistaa?

Ehkä olisi syytä käydä läpi koko intran sisältö samaan syssyyn, eikä vain migroida sisältöä sellaisenaan vanhasta uuteen? Selvitä, kuinka ajantasaista nykyinen sisältö on. Selvitä myös, onko sisältönne hallintamalli kunnossa eli vastuut sisällön ylläpitoon selvät. Entä onko teillä syntynyt tarpeita esittää sisältöjä jollain toisella tavalla? Kun alusta vaihtuu, myös mahdollisuudet ja tavat esittää ja jakaa sisältöä intrassa, muuttuvat. Mitkä tavat ovat teille sopivimmat?

Sisältöjen ajantasaistaminen

Onko uudistuksen lähtökohtana ryvettynyt, vanhentunut sisältö? Millä tavalla? Kuinka suuri osuus sisällöstä on roskiskamaa, mikä tulee ajantasaistaa, mikä taas on täysin kuranttia? Mitkä ovat suurimmat ongelmakohdat? Ovatko sisällön ylläpitäjät tiedossa? Ketä kaikkia tarvitaan mukaan sisällön ajantasaistamiseen? Jollei sisältö ole ajantasaista, myös sisältöjen hallintamalli tarvitsee jäntevöityksen.

Ovatko organisaationne strategiset painopisteet muuttuneet, mutta intranet ei ole pysynyt perässä? Haiseeko, maistuuko ja tuntuuko intranet teidän organisaatioltanne vai aivan joltain vieraalta?

Ryhmitelläänkö sisältö jatkossa täysin uudella logiikalla? Muuttuuko sisältökonsepti, tapa esittää sisältöä, puhetapa (tone of voice)? Vaatiiko tämä uutta tapaa ajatella ja osaamista tuottaa sisältöä kaikilta sisällöntuottajilta? Tarvitaanko erityisesti tähän panostuksia ja resursseja? Mille korkeudelle rima tässä asetetaan? Onko tärkeää, että sisältö vain on jossain esillä, vai onko se myös esitetty yhdenmukaisesti, johdonmukaisesti, napakasti ja ymmärrettävästi?

Tavoittavuuden parantaminen

Laajennetaanko intranetin potentiaalista käyttäjäjoukkoa, esim. mahdollistetaan myös operatiiviselle henkilöstölle pääsy intraan? Miten suuri muutos uudistus mahdollisesti on? Ja kenelle? Millä välineillä, millä teknologialla? Ja erityisesti: mitä käyttäjäjoukon laajentaminen tarkoittaa intranetin konseptin kannalta? Ovatko kaikki sisällöt ja palvelut kaikille, vai aiheutuuko suuresta massasta tietoa ahdistavaa digitaalista hälyä? Miten uusia käyttäjäryhmiä palvellaan intranetillä parhaalla mahdollisella tavalla?

Onko tarve jäntevöittää eri digitaalisten kanavien roolitusta? Esimerkiksi otetaanko entisen 1-suuntaisen palvelun rinnalle käyttöön vuorovaikutteinen uusi kanava, sisäinen some? Mikä on tällöin sisäisen somen (kuten Viva Engage, ent. Yammer), intranetin ja mikä mahdollisen Teamsin tai muun tiimityöalustan rooli?

Konseptuaalinen uudistus

Onko teknisen uudistuksen sijaan tarkoituksena jatkaa samalla alustalla, mutta uudistaa intranetin konseptia? Millä tavalla?

Ehkä olette M365-ekosysteemissä ja olette huomanneet Teamsin suosion. Kapeneeko intran rooli 1-suuntaiseksi käsikirjaksi, koska Teamsin rooli on niin vahva? Kun kaikki tiimityö siirtyy Teamsiin, muuttuuko intranetin rooli ja tehtävät? Kuinka merkittävästi? Kenen työhön muutos vaikuttaa? Koskettaako muutos vain intran sisällöntuottajia vai myös lukijoita?

Onko kyseessä laajempikin toimintatapojen muutos? Mikäli olette vasta käyttöönottamassa M365-pilviekosysteemiä, ml. mm. Teams, muutos on laaja, merkittävä, "ei-vain-intranet-uudistus". Se tarkoittaa toimintatapojen muutosta koko henkilöstön arkisessa tekemisessä.

Jotain muuta, mitä?

Esittelin yllä tyypillisimpiä teemoja intranet-uudistuksen alkumetreille. Pohtikaa yllä olevia kysymyksiä yhdessä intranetin kehitystyöhön osallistuvien kanssa - jokaisella on varmasti oma näkemyksensä siitä, millainen intranetin tulisi olla. Loppupeleistä mahdollisuuksien kirjo ei ole loputon, sillä it-ekosysteeminne ja intranet-alustavalintanne rajaavat ja yksinkertaistavat sitä.

Mitä kannattaa tehdä itse ja mitä ostaa ulkoa? Lue lisää intranet-uudistuksen budjetoinnista.