Onko Viva-aloitussivu uusi intranetin etusivu?

27.9.2023

Monet asiakkaani ovat kipuilleet uuden Viva-aloitussivun kanssa, kun se tuli keväällä käyttöön Viva Connectionsin kokemukseen Teamsin työpöytäsovelluksessa ja selaimella käytettäessä. Nyt Microsoft on julkaissut Viva-aloitussivuun uusia ominaisuuksia, jotka kääntävät vaakaa jo toiseen suuntaan. Voisiko Viva-aloitussivu olla intranetin etusivu? Voisiko se korvata SharePointilla tehdyn intranetin etusivun?

Mikä Viva-aloitussivu?

Viva Connections oli ensimmäisiä Viva-tuoteperheen tuotteita. Sillä sai näppärästi organisaation Intranetin etusivun yhden klikkauksen päähän, Teamsin päävalikkoon. Nyt keväällä 2023 sen ylikirjasi Viva-aloitussivu (New landing experience for Viva Connections desktop). Käyttäjä voi toki vaihdella näkymää näiden kahden aloitussivun välillä: Vivan ja oman organisaation Intranetin.

Alla Microsoftin kuva Viva-aloitussivuista desktopissa (eli Teamsin työpöytäsovelluksessa ja verkkoselaimessa suurella näytöllä) ja mobiilissa Teams-mobiilisovelluksessa:

Viva-aloitussivu desktopissa ei kuitenkaan oikein vielä tarjoillut "mitään järkevää" sellaisille asiakkaille, joilla ei ollut käytössä laajempi lisämaksullinen Viva-tuoteperhe. (Siksi moni organisaatio päättikin vaihtaa Viva-aloitusivun tilalle SharePoint-intranetinsä etusivun.) Viva-aloitussivulla näkyi linkit Viva-sovelluksiin, Koontinäyttö, Resurssit, SharePointin usein käytetyt ja seuratut sivustot, ja Syöte.

Näistä Koontinäyttö (Dashboard), Resurssit (Resources) ja Syöte (Feed) ovat Teamsin mobiiliappissa pakosti näkyvät kolme välilehteä, joiden avulla mobiilikäyttäjille tarjoillaan intranet Viva Connectionsin avulla.

Mobiilissa oletuksena avautuu ensimmäinen välilehti, Koontinäyttö, jonka käyttöratkaisut ovat olleet lähinnä linkkien tarjoilua tärkeimpiin sisäisiin kohteisiin.
Toisena välilehtenä on Syöte, joka koostaa SharePoint-uutisia, Viva Engage (ent. Yammer) -postauksia ja linkkejä videoihin. Organisaation viestintävastaava voi tehostaa uutisten näkymistä tässä syötteessä, mutta ei voi absoluuttisesti määrittää, mitä näkyy ja mitä ei. Desktopissa Syöte ei ole kärjessä, joten desktop-käyttäjää uutisointi ei välttämättä Viva-aloitussivulta tavoitta, koska käyttäjä on jo siirtynyt muualle (koska kaikki käyttäjän kontekstista poisohjaavat linkit ovat esillä ensin). Moni organisaatioviestinnän ammattilainen on huokaissut pettymyksestä, kun mobiilissa Syöte ei ole oletuksena avoinna oleva välilehti. Se pitää erikseen avata, jotta voi nähdä työnantajansa ajankohtaisia asioita.
Kolmantena välilehtenä mobiilissa on Resurssit, joka näyttää SharePointiin määritellyn globaalin navigaation linkit (joka on tyypillisesti intranetin päänavigaatio). Välilehden otsikkona termi Resurssit on hämmentävä, koska se ei oikein kerro mitään. Välilehtien otsikkoja ei voi muuttaa. Resurssit-välilehdellä olevan navigaation kautta pääsee kiinni kyllä intranetin sisältöön, mutta ei intranetin etusivulle, ellei ole lisännyt sitä navigaatioon yhdeksi linkiksi muiden rinnalle.

Uudet ominaisuudet

Nyt Microsoft tuo Vivaan Ilmoitukset (Announcements), Koontinäytölle uudistetun Uutiset-kortin (News Card) ja myös notifikaatiot uutisista (News Notifications) kehittyvät.

Ilmoitukset eli announcements

Ilmoitukset eli announcements valuu parhaillaan käyttöön M365-ympäristöihin.

Announcementit ovat lyhyitä muistutusviestejä, jotka näkyvät Viva-aloitussivulla. Tässä vaiheessa tosin vain mobiili- ja tablet-käyttöliittymissä (ei siis vielä desktopissa!). Uusista ilmoituksista generoituu myös Teams appiin push-notifikaatio.

Alla Microsoftin kuvia:

Ilmoituksissa on otsikko, lyhyt kuvaus ja call-to-action-painike. Ne voi ajastaa ja niiden voimassaolon päättymisen määrittää. Ne pitää kohdentaa yhdelle tai useammalle käyttäjäryhmälle.

Muistutuksia voisi hyvin käyttää esim. muistuttamaan henkilöstökyselyyn vastaamisesta tai tietyn toimiston väkeä suunnitellusta vesikatkosta. Microsoft kuitenkin varoittaa ilmoitusten päivittymisen pitkästäkin viiveestä (suhteessa, kuinka laajalle yleisölle julkaistaan), eikä suosittele käyttämään kriisiviestintään tai terveyttä uhkaavissa tilanteissa.

Ilmoitukset ovat käytössä, jos organisaatiossa on SharePoint homesite. Ilmoitusten lisääminen tapahtuu sen kautta ja vaatii muokkausoikeuksia homesiteen. Syöttölomakkeella pääsee painiskelemaan kasariongelman kanssa: merkkimäärärajoitukset ovat varsin napakat.

Alla kuvakaappaus Ilmoituksen syöttöikkunasta. (PS: esimerkki-URL coolwebsite on Microsoftin lisäämä esimerkki.)

Uusi Uutiset-kortti

Tärkeimmät uutiset -kortti (Top News Card) muuttaa nimensä uutiskortiksi (News Card). Ja jatkossa näitä kortteja voi lisätä useita Koontinäytölle. Aiemmin Top News -kortti on nostanut vain tehostettuja (Boost) uutisia ja näyttänyt niistä vain yhden kerrallaan.

Nyt siis viestijä pääsee toimittamaan Koontinäytölle tärkeimmät uutisnostot. Ja tämähän on kiinnostavaa, sillä Koontinäyttö avautuu mobiilissa ensimmäisenä. Kortin ulkoasuvaihtoehdot pysyvät samoina.

Uusi uutiskortti tullee käyttöön lokakuussa.

Notifikaatiot uusista uutisista

Notifikaatioiden tuottamista SharePointissa julkaistuista uutisista on kikkailtu monella tavalla: työnkuluilla Teams-kanavalle, josta voi tilata itselleen ilmoitukset; työnkululla, joka lähettää uutisen sähköpostiin; uutiskirjeillä tai muilla monikanavajulkaisutavoilla.

Viva Connectionsiin on alkanut kehittyä automaattisia notifikaatiotoiminnallisuuksia, joka hyödyntää Teamsiä notifikaatioiden paikkana:

Käytössä: Jos Viva Connections on käytössä, käyttäjä saa Teamsin mobiiliappiin push-notifikaation, kun SharePointissa julkaistaan uutinen sivustolla, jota hän itse seuraa tai jossa hän käy usein.
Tulossa taas on, että notifikaatio lähtee SharePointissa julkaistusta uutisesta, jota on tehostettu (Boost) sivustolla, joka on määritetty organisaation viralliseksi uutissivustoksi (Organisational News Site). Kuulostaa mielestäni ihan järkevältä. Tämä on myös yksi liikkuva osa lisää pohdittavaksi, kun suunnittelee SharePointin sivustoarkkitehtuuria: mitkä sivustoista ovat virallisia uutislähteitä, joissa julkaistut uutiset saavat tuottaa push-notifikaatioita? Tämän ominaisuuden on ennustettu tulevan käyttöön lokakuussa.

Onko Vivan aloitussivusta intranetin etusivuksi?

Riittävätkö Vivan aloitussivun ominaisuudet siihen, että se voisi toimia koko organisaation intranetin aloitusivuna SharePointilla tehdyn aloitussivun sijaan? Tarvitaanko erillistä SharePointilla tehtyä intranetin etusivua, jos Vivalla voidaan jakaa ajankohtaissyötettä, toimittaa pääuutisnostoja, linkittää intranetin ohje- ja palvelusivuihin sekä muihin sovelluksiin? Vivan Koontinäytöllä, Syötteellä ja Resurssit-näkymällä nämä ovat kaikki mahdollisia sekä dekstopiin (Teamsin työpöytäsovelluksessa ja verkkoselaimella) että mobiiliin (Teamsissä Viva Connectionsin kolmella välilehdellä).

Joillekin organisaatioille Vivan aloitussivukokemus voi riittää. Mutta monen viestijän näkemystä Intranetin etusivusta se ei kyvykkyyksiltään kuitenkaan tällaisenaan vielä vastaa, koska mahdollisuudet esittää sisältöä ovat rajallisemmat, uutisvirtoja ei saa useita, tapahtumakalenterista ei näe tulevia tapahtumia, eikä somevirtoja ja mediaseurannan tuloksia saa pitkinä palstoina esiin.

Jännittävää on kuitenkin nähdä, miten laajoiksi Viva Connectionsin ja Vivan aloitussivun käyttöliittymä ja mahdollisuudet kasvavat. (Toki Koontinäytölle voi tehdä custom appeja jo nyt.)

Ikävää kehityksessä on se, että vaikuttaa siltä, että kehittämisessä ovat vastakkain Microsoftilla kaksi kehitystiimiä: Vivan kehitystiimi ja SharePointin kehitystiimi. Kumpikin haluaa tuotteellaan tarjota asiakkailleen "työpäivän aloituspaikan" sisäiseen työskentelyyn. SharePoint-sovelluksen aloitussivu sellaisenaan on hävinnyt kisan kyllä jo (joskin roadmapillä on uusi SharePoint Start -sivu, jonka "tavoitteena on inspiroida sisällöntuottajia"). (Toki M365-maailmassa on kilpailevia aloitussivuja muitakin, esim. henkilökohtaisen työn Microsoft 365 -aloitussivu tai Windowsissa automaattisesti käynnistyvä Teams-sovellus. Nyt kuitenkin puhutaan Vivasta.)

Vivan aloitussivulle voi nyt tuoda hyvin samantyyppistä organisaatiokohtaista toiminnallisuutta kuin, mihin olemme SharePoint-tekemisessä tottuneet. Vivassa nämä ovat palikat ovat mm. Kootinäytön kortteja, kun SharePointissa puhumme verkko-osista sivuilla.

Myyntihenkilö myisi Vivan aloitussivua esimerkiksi näin: "Näistä palikoista voit rakentaa teidän organisaation jengille aloitussivun, jossa on linkit tärkeimpiin kohteisiin, muistutukset ja ajankohtaisimmat asiat." - Kuulostaa intranetin etusivulta, eikä vaan?

"Näitä palikoita voit kohdentaa myös eri yleisöille ja rakentaa per henkilöstöryhmä erilaisia kokemuksia. Näiden korttien sisällä voi olla myös personoitua sisältöä. Ja on muuten mahdollista tehdä kortteja itse." - Kuulostaa sähköiseltä työpöydältä?

Onko Viva-aloitussivu kehityskulku, johon MS jatkossa panostaa? Jääkö se henkiin? Kasvaako se teiniksi, jolla on selkeä suunta vai vaikeuksia löytää oman polkunsa? Kasvaako se aikuiseksi? Microsoftin 365-perheen kehityskulut ovat aina enemmän tai vähemmän epävarmoja, epäluotettavia ja epäloogisia, joten suhtaudumme uusiin ominaisuuksiin aina innon lisäksi myös viisaalla varauksella, varsinkin tässä tapauksessa, kun kyseessä on näkymä, joka sisältää koko organisaation laajuista sisäistä viestintää. Organisaationlaajuiseen viestintään kohdistuu vaatimus, että sen on oltava luotettavaa ja tavoittavaa, joten sitä tulee toteuttaa äärimmäisen systemaattisesti.

Koska Viva-aloitussivun uudet ominaisuudet liittyvät koko organisaation viestinnän toteuttamiseen, on kehitys nyt erittäin mielenkiintoista.

Eikä siinä vielä kaikki

Lisäksi saataville on tuloillaan lisämaksullinen Microsoft Viva Employee Communications and Communities -lisenssipaketti, joka sisältää mm. mahdollisuuden toteuttaa useita Viva Connections -instansseja samaan tenantiin sekä käyttöönottaa Viva Amplifyn. Viva Amplifyllä organisaation viestintävastaava voi hallinnoida sisäisiä kampanjoita, jakaa viestiä useampaan kanavaan ja seurata kampanjan toteutumista. Kun Amplify-tuote alkutekijöistään vielä kehittyy, siitä voi olla suuri hyöty suurten organisaatioiden sisäistä viestintää toteuttaville. Joskin tuotteen lisäkustannukset tulee pystyä perustelemaan.

Kehitys kehittyy M365:ssä nyt organisaatioviestinnän toiminnallisuuksien saralla - pitäkää kiinni hatuistanne!