Tietotulva ei ole vastaanottajan ongelma, vaan työyhteisön johtamisongelma

Aiheen konsulttina suosittelisin tarkastelemaan asiaa A) koko organisaation laajuisesti, B) tiimeissä sekä C) esihenkilöiden kesken heidän työtapojensa yhtenäistämisen suhteen ainakin seuraavista kulmista:

1. Arvioi nykytila

Mitkä ovat organisaatiomme työn teossa käytettävät viestintävälineet/-kanavat?

Välttämättä näitä ei ole selkeästi linjattu, jolloin päällekkäistä valinnanvaraa on. Tai jos on linjattu, linjausta ei ole sisäistetty tai sitä ei noudateta.

Tyypillinen kipukohta: sähköpostia käytetään sisäiseen keskusteluun. Sähköposti ei ole luonteva keskusteluväline, eikä suositeltava väline myöskään sisäisesti asioiden käsittelyyn, jos käytössä on vaikkapa Teams. Teamsin kanavakeskusteluna asia on aiheensa kontekstissa (esim. tiimin tai projektin Teams-tiimissä) ja siihen @-mainitaan henkilöt, joilta pyydetään vastausta (kuten sähköpostin 'to' ja he saavat pingauksen haluamallaan tavalla) ja muut kanavalla olevat ovat 'tiedoksi' eli ikäänkuin sähköpostin 'cc' (he eivät saavat pingausta).

Toinen tyypillinen kipukohta: käytetään WA:ia, Signalia tai vastaavaa sisäisiin asioihin, kun voisi käyttää Teamsin chattiä. "Kun se WhatsAppi on siinä puhelimessa niin kätevästi." Sisäinen työviestintä kannattaisi keskittää samaan kanavaan ja sellaiseen, jonka organisaatio omistaa ja jossa viestit pysyvät organisaation sisällä eli organisaation omistuksessa. Tämän sisäisen kanavan määrittää organisaation digitaalisen työympäristön ekosysteemi: ollaanko Microsoftissa, Googlessa vaiko jossain muussa.

2. Määrittele roolit

Määrittele työnteon viestintävälineiden roolit (= mitä käytetään mihinkin), määritellään niiden nopeus/tärkeys sekä laajuus (tiimi / yksikkö / liiketoiminta-alue / koko organisaatio). Lisätään kanavat kartalle, jossa akseleina on nopeus/tärkeys sekä laajuus. Tehdään havaintoja.

• Onko kaikkiin tarpeisiin selkeät kanavat?
• Onko päällekkäisyyksiä - mitä voisimme karsia?
• Milloin olisi suositeltavaa nostaa asia välittömän synkroniseksi viestinnäksi (= ihan vaan soittaa puhelimella tai pyytää lyhyeen Teams-puheluun), eikä yrittää selvittää asiaa chatillä (= asynkronisesti) ja kuormittua siitä, että keskustelu etenee kovin hitaasti ja väärinymmärryksiä syntyy?

3. Varmista mahdollisuus käyttää

Varmista, että koko henkilöstöllä on teknisesti nämä määritellyt kanavat käytössään, kaikissa laitteissaan.

Onko lisenssit kunnossa, laitteet kunnossa, sovellusten jakelu kunnossa jne.

Ihanteellisesti tähän edistetään myös sillä, että suositeltava kanava on teknisesti helpompi käyttää kuin ei-suositeltava kanava.

4. Varmista osaaminen ja ymmärrys

Varmista, että koko henkilöstöllä on osaaminen näiden kanavien käyttöön.

Varmista, että koko henkilöstöllä on ymmärrys kanavien rooleista sekä motivaatio yhdessä tekemiseen eli kollegojen auttamiseen ja aivotyön arvostamiseen.

5. Varmista osaaminen ilmoitusten hallinnasta

Varmisteta, että koko henkilöstöllä on osaaminen säätää kanavien notifikaatiot itselle sopiviksi.

6. Vahvista

Vahvisteta kanavien oikeaoppista käyttöä eli niiden käyttöä niihin tarkoituksiin kuin ne on määritelty. Hyödynnä ihan perustavanlaatuisia muutosjohtamisen menetelmiä, jotka soveltuvat teidän organisaatioon.

Vain jos ihmiset käyttävät viestiä lähettäessään kanavia johdonmukaisesti, vain tällöin vastaanottaja voi valita, miten, millä tavoin ja milloin saa viestistä notifikaation. Lähettämisen ja vastaanottamisen pitää kohdata.

7. Tekoäly apuun?

Toki vastaanottaja voi myös säätää itselleen agenttiapurin, joka lukee viestit, arvioi prioriteetit sille annettujen määritysten mukaan ja pingaa akuuteimmat kuten haluat.

Agenttia varten pitää toki määritellä viestinnän datalähteet. Palaa kohtaan 1.

Loppuhuomio

Tietotulva ja -ähky ei ole yksilön ongelma, eikä edes tiimin ongelma, sillä useimmiten yksilö ja tiimi eivät työskentele organisaatiossa omassa kuplassaan, vaan he työskentelevät yhteistyössä muiden yksilöiden ja tiimien kanssa. Siksi arjen työyhteisöviestinnän käytäntöjä ja pelisääntöjä tulee käsitellä kaikilla organisaation tasoilla.

Haluan muistuttaa, että työyhteisöviestinnän kanavia ja pelisääntöjä tulee käsitellä ainakin seuraavissa ryhmissä:

1. Koko organisaatio -- Mitä välinettä on suositeltavaa käyttää minkäkin nopeusasteen viestintään, kun halutaan tavoittaa eri kokonaisia ryhmiä organisaatiossa alkaen 1-1-viestinnästä koko henkilöstön tavoittavaan viestintään?
2. Johtoryhmä -- Miten me toimimme keskenämme ja missä digitaalisessa työvälineessä? Millaista esimerkkiä me näytämme muille tiimeille, projekteille tai työryhmille? Teemmehän samoin kuin muutkin, eikä meillä ole mitään erioikeuksia? Miten me yksilönä näytämme erimerkkiä tiimissä, esihenkilönä ja 1-1-viestinnässä?
3. Kaikki esihenkilöt -- Onhan meillä samanlaiset työtavat digitaaliseen työyhteisöviestinnän hyödyntämisesssä? Miten me yksilönä näytämme erimerkkiä tiimissä, esihenkilönä ja 1-1-viestinnässä? Miten kannustamme omaa tiimiämme viestimään?
4. Tiimeissä -- Miten meidän tiimi toimii yhteisten pelisääntöjen puitteissa? Sitoutumista syntyy, kun tiimi itse pääsee hieman modaamaan yhteistä linjaa omannäköisekseen. Tässä tapauksessa esim. vaikkapa tiimin palaverikäytäntöjä, kun digitaalisen työyhteisöviestinnän periaatteet ja pelisäännöt pidetään samoina kuin muissakin tiimeissä.

Jos käytännön työyhteisöviestintää ja kanavalinjauksia ei pystytä nostamaan keskustelun ja käsitellä asioita asioina, on tällaisessa organisaatiossa myös muuta johtamis- ja yhteistyöongelmaa läsnä. Työyhteisöviestinnän kanavien määrittelyssä tarvitaan useiden funktioiden yhteistyötä: tarvitaan viestintää tarpeiden kuvaajana, tarvitaan IT:tä mahdollisuuksien kuvaajana, tarvitaan HR:ää työyhteisön, työkulttuurin ja työhyvinvoinnin näkijänä, tarvitaan johtoa ymmärtämään kokonaisuus, päättämään linjaukset ja näyttämään sitoutumista arjen esimerkillään. Yksilötasolla yhteisten pelisääntöjen muutos tarkoittaa kaikille uuden opiskelua ja muutosta rutiineihin, mikä voi olla ahdistavaa ja pelottavaa. Kanavien käytön tottumusten muuttamisessa saatetaan tulla liian henkilökohtaiselle alueella.

Mutta kun muutoksen kynnyksen yli päästään, kanavat ovat selkeämpiä ja niitä käytetään johdonmukaisesti, tällöin työtyyväisyys, yhteistyö, jaksaminen ja työtehokin kasvaa. Tietotulvaongelma on korjattavissa - yhteistyöllä!

Tarvitsetteko apua?

Jos teidän organisaationne tarvitsee tukea käytännön työyhteisöviestinnän kanavien määrittelemiseen ja käytän vahvistamiseen, otapa yhteyttä, niin laitetaan homma kuntoon!

Kirjoitin tämän tekstin ensin viestinä Linkkariin (17.2.2026) ja vastaan tuli merkkimäärärajoitus. Tässä muutama merkki enemmän. Linkkarissa syntyi aiheesta erinomaista täydentävää keskustelua tsekkaappas ja kommentoi!

Tässä linkki Helsingin sanomien juttuun (17.2.2026), josta tämä blogiartikkeli sai inspiraationsa: Töissä tulee viestejä niin paljon, ettei niihin jaksa vastata – Mikä neuvoksi?

Kuvan piirsi Copilot.