Mikä on digitaalinen työympäristö?

Puhun paljon digitaalisesta työympäristöstä. Toisinaan käytän digitaalista työympäristöä ja intranetiä synonyymeinä. Mitä digitaalisella työympäristöllä oikein tarkoitetaan?

Intranet, Digitaalinen työympäristö, Digitaalisen työympäristön ekosysteemi, Digitaalinen työntekijäkokemus, Modernit työtavat

Digitaalinen työympäristö vs. intranet

Onko digitaalinen työympäristö (Digital Workplace) sama kuin intranet? Kyllä ja ei.

Yksisuuntaiset viestinnälliset intranetit ovat laajentuneet ensin ’sosiaalisiksi intraneteiksi’ ja nyt ’digitaalisiksi työympäristöiksi’. Digitaalinen työympäristö -termi kuvaa siis perinteistä intranetiä laajempaa ja monipuolisempaa kokonaisuutta.

Kun toteutin Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksen North Patrolilla tänä kesänä, määrittelin digitaalisen työympäristön seuraavasti:

”Digitaalinen työympäristö on organisaation sisäinen digitaalinen toimintaympäristö. Se saa eri organisaatioissa erilaisia tehtäviä ja rooleja. Digitaalisen työympäristön ydin muodostuu seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta: viestinnällinen intranet, työryhmätyöskentelyn tilat (kollaboraatio) ja sosiaalinen vuorovaikutuskanava eli sisäinen some.”

Digitaalisen työympäristön tyypillisimpiä tehtäviä ovat mm.:

1. Työnantajan viestintä ja yhteisen tiedon välittäminen henkilöstölle
2. Työtehtävien suorittamista tukevan tiedon välittäminen
3. Strategisten tavoitteiden ja kulttuurin tukeminen
4. Henkilöstön arjen tukeminen
5. Työnteon tehostaminen
6. Osaamisen jakaminen ja oppiminen
7. Digitaalinen työskentely ja työn koordinointi
8. Toimintaympäristön luotaus

Digitaalisen työympäristön hyötyjä ovat erityisesti digitaalisen kollaboraation sujuvoituminen ja ymmärryksen laajentuminen avoimuuden kautta. Näihin tehtäviin myös oma tekemiseni fokusoituu, kun puhun digitaalisesta työympäristöstä, sen suunnittelusta ja toimintatapamuutosten johtamisesta sen käyttöönottojen yhteydessä.

Digitaalisen työympäristön ekosysteemi

Digitaalinen työympäristö voi olla myös laajempi kuin viestinnällisen intranetin ja kollaboraatiomahdollisuuksien muodostama kokonaisuus. Laajempana siihen voi kuulua myös esimerkiksi muut viestinnällisen IT-perusinfran palvelut kuten sähköposti, kalenterit, videoneuvotteluvälineet ja pikaviestimet.

Usein kaikki edellä mainitut hankitaan organisaatioon tyypillisesti samasta paketista, digitaalisen työympäristön ekosysteemistä. Mikäli ne hankitaan SaaS-palveluna, ostoksena on useimmiten Microsoft Office 365 tai Google G Suite. Näihin digitaalisen työympäristön ekosysteemeihin on paketoitu lukuisia digitaalisen työskentelyn työkaluja.

Paketointi ajaakin meidät hankaluuksiin termistön määrittelyssä, sillä eri toimijoiden tuotepakettien työkaluvalikoimat eivät ole vertailtavissa keskenään. Ne ovat myös alati muutoksessa. Esimerkiksi Microsoft paketoi nyt myös Windows 10 -käyttöjärjestelmän samaan pakettiin Office 365:n kanssa, jolloin kyse on Microsoft 365:stä.

Käytännössä ekosysteemien nousu johtuu pilvipalveluihin siirtymisestä. Työkalu- ja palvelutarjoama pilvipalveluissa kasvaa koko ajan ja kilpailu on kovaa. Haastajia ovat mm. IBM, Atlassian ja monet pienemmät toimijat.

Digitaalinen työntekijäkokemus

Laajimmillaan digitaaliseen työympäristöön voi määritellä kuuluvan kaikki organisaation sisäiset digitaaliset työkalut ja järjestelmät kuten vaikkapa dokumenttienhallintajärjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät, laatujärjestelmät, raportointi- ja BI-järjestelmät, CRM-järjestelmät, asianhallintajärjestelmät jne.

Tällöin voidaankin jo puhua laajemmin ’digitaalisesta työntekijäkokemuksesta’. Esimerkiksi James Robertson korostaa digitaalista työntekijäkokemusta (Digital Employee Experience, DEX) eli holistisempaa näkökulmaa organisaation sisäisten järjestelmien kehittämisestä.

Modernit työtavat

Office 365:n ja G Suiten käyttöönottojen yhteydessä puhutaan usein ’työn digitalisoinnista’, ’digityöstä’ tai moderneista työtavoista. Erittäin suositeltavaa, sillä digitaalisen työympäristön työkalut eivät itsessään ole vielä mitään ilman sovittuja toimintatapoja, käyttäytymistä ja niitä tukevaa kulttuuria. Digitaalisen työympäristön tulee olla linjassa mm. työtapojen, prosessien ja fyysisenkin työympäristön kanssa.

Digitaalinen työympäristö on vain jäävuoren näkyvä huippu. Fiksu laajentaakin näkökulmaa pelkän työkalun opettamisesta uusien työtapojen tukemiseen ja vakiinnuttamiseen – ’modern ways of working’ – ja käyttää yhteistyön mahdollistavaa digitaalista työympäristöä uusien avoimempien työtapojen konkreettisena ilmentymänä.

Jonathan Phillips kirjoitti juuri kollaboraatiotyökalujen /digitaalisen työympäristön /Office365:n käyttöönoton fokuksesta:

1. Keskity kollaboraation johtamiseen, älä työkalun johtamiseen.
2. Keskity vakiinnuttamiseen, älä lanseeraustoimiin.
3. Keskity käyttäytymisen muuttamiseen, sillä kulttuuri ei ehdi muuttua.

Digitaalinen työympäristö (Digital Workplace) – Muutamia muita määritelmiä

Kansainväliset kollegani määrittelevät digitaalisen työympäristön seuraavasti:

“The digital workplace lives at the intersection of people, organization and tools.” Jane McConnell’s Digital Workplace Framework

“The digital workplace is the intranet, plus other connected enterprise software systems.” Digital Workplace Group 2011

“The Digital Workplace consists of a holistic set of tools, platforms and environments for work, delivered in a coherent, usable and productive way.” Step Two

“The digital workplace is the collection of all of the digital tools provided by an organization to allow its employees to do their jobs.” Chris Tubb 2013

“‘Digital workplace’ is the concept that there is a virtual equivalent to the physical workplace, and that this needs to be planned and managed coherently because it is fundamental to people’s productivity, engagement and working health.” Sam Marshall ‎2017

“We believe that the digital workplace is a change in the mindset of an organization. It’s a culture shift. It’s an understanding that the way we work today is different to how we worked when the term workplace was conceived, and that difference is driven by the evolution of (digital) technologies. It’s an understanding that work is no longer a place we go, it is a location-agnostic event that can happen at any time of day using any connected device. The digital workplace is all about how technology is transforming the type of work employees perform, as well as where and how work gets done. The digital workplace may be reliant on software but it must be supported by both people and improved processes, and governed by a set of policies and procedures.” ThoughtFarmer 2018

“The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.” Gartner.

“We believe the digital workplace has to be defined in a way that separates it from a digital work environment that has not been designed holistically or with the user front and center. It needs to make clear how we should think and act to get it right. We need to see and understand the entire digital work environment from the point of view of the users in order to design it in a way that empowers them. The principles that mark out this approach are user-centered, holistic, co-creative, evidencing, a value focus, and an iterative way of working.” Oscar Berg & Henrik Gustafsson

Yhteenvetona tiivistän määritelmän rohkeasti seuraavaksi:

Digitaalinen työympäristö on organisaation sisäinen digitaalinen ja sosiaalinen toimintaympäristö, joka mahdollistaa sen informaation ja tiedon välittämisten, muokkaamisen ja säilyttämisen, jota tarvitaan organisaatiossa työskentelemiseksi.