Keskity vakiinnuttamiseen, älä lanseeraustoimiin (Onnistunut käyttöönotto, osa 1)

Mainiota, jos olette pyöräyttäneet hauskan ”New ways of working” -kampanjan ja saaneet henkilöstön huomion ja kiinnostuksen heräämään uusiin digitaalisiin kollaboraatiovälineisiinne! Ohjaatte henkilöstöä kokeilemaan, oppimaan ja näkemään hyötyjä. He syventävät osaamistaan koulutuksissa, valmennuksissa, etäinfoissa ja tiimipalavereissa. Panostaminen lanseeraukseen on äärimmäisen tärkeää, jotta muutos käynnistyy. Koulutuksissa, infoissa yms. henkilöstön tieto ja osaaminen vahvistuu. Mutta kuinka vakiinnuttaa muutos? Millä keinoilla uudet toimintatavat juurrutetaan käytännöiksi ja rutiineiksi?

Kuten jokainen omasta kokemuksestaan tietää, uuden rutiinin vakiintuminen omaan elämään vaatii lukuisia toistoja ja toistot paljon aikaa. Näin myös kollaboraatiotyökalujen ja digitaalisten työympäristöjen käyttöönotoissa.

Jotta oikeasti saavutetaan näille välineille asetetut tavoitteet ja saavutetaan hyödyt, tulee uusien toimintatapojen vakiintumista tukea ja vahvistaa systemaattisesti, pitkällä aikavälillä.

Tässä muutama käytännön vinkki uusien toimintatapojen juurtumisen vahvistamiseksi. Vinkit ovat yhtä lailla sovellettavissa niin Office 365:n ja G Suiten kuin muidenkin kollaboraatiotyökalujen ja digitaalisten työympäristöjen käyttöönottoihin ja toimintatapojen vakiinnuttamiseen.

1. Määritä selkeä tavoitetila…

Jotta kuka tahansa voisi oikeasti muuttaa ihan mitä tahansa käytöksessään, tulee hänen lähtökohtaisesti tietää, miten käytöstä tulisi muuttaa.
Aika itsestään selvää?

Kyllä.

Mutta digitaalisten työvälineiden käyttöönotossa tässä usein kompastutaan, sillä lähdetään helposti viestimään työkalujen ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. Kun viestitään vaikkapa Office 365:n lukuisista työkaluista ja ominaisuuksista, se ei kerro vielä, miten, mihin ja miksi näitä työkalujen mahdollisuuksia tulisi hyödyntää. Mikä on työkalun merkitys? Mitkä ovat sen hyödyt?

Työkalun jo hyvin entuudestaan tunteville (esim. pääkäyttäjille ja käyttöönottoja tekeville) näiden kysymysten vastaukset aukeavat toki heti, mutta ”rivikäyttäjille” eivät. Mahdollisuudet eivät myöskään kerro niistä toimintatavoista, joilla tässä organisaatiossa työkaluja hyödynnetään ja miksi näin tehdään. (Soppaa hämmentää lisäksi myös se, että Office 365:ssä on lukuisia toiminnallisuuksiltaan päällekkäisiä sovelluksia.)

Toimintatapojen vakiinnuttamisen ytimenä on selkeä visio siitä, mihin pyritään. Mitkä ovat työkalujen hyödyt, roolit, käyttötarkoitukset ja käyttötavat. Pureskelkaa ne auki ja selkeiksi ennen kuin lähdette viemään muutosta eteenpäin. Kaikki vakiinnuttamisen toimenpiteet perustuvat selkeään muutosvisioon.

2. …ja viesti siitä toistuvasti

Viesti työkalujen rooleista, käyttötavoista ja syistä selkeästi ja toistuvasti. Pidä teemaa yllä ajankohtaisessa keskustelussa.

Hyödynnä viestinnässä organisaation vakiintuneita sisäisen viestinnän kanavia ja uuden työkalun mahdollistamia kanavia.

Koska muutos on sosiaalinen prosessi, älä jää tiedotteiden taa, vaan hyödynnä viestinnässä ihmisiä. Viesti muutoksesta kasvoilla ja tarinoilla. Käytä kasvokkaistilaisuudet, videoinfot, sisäisen somen kanavat jne.

3. Valjasta yhteisö vahvistajaksi

Kun henkilöstö uskaltautuu kokeilemaan uusia työtapoja, herää kysymyksiä. Varmista, että he saavat kysymyksiinsä vastauksia.

Voit ensin aloittaa ”tukitunneilla”, Q&A-sessioilla joissa itse olet vastaamassa kysymyksiin. Esimerkiksi videoneuvottelulla toteutetut tukitunnit.

Kysymyksiin vastaaminen kannattaa alun jälkeen vähitellen ”ulkoistaa” yhteisön tehtäväksi, sillä vahvin muutos syntyy, kun yhteisö itse tekee muutoksen. Hyödynnä yhteisön voima. Yhteisön antaman vertaistuen kautta oikeat toimintatavat vahvistuvat ihmiseltä ihmiselle.

Hyödynnä esimerkiksi sisäistä somea vertaistuen kanavana ja yleisenä Q&A-kanavana.

Kun on kyse keskisuuresta tai suuresta organisaatiosta, kannattaa organisoida muutosagentit muutoksen viejiksi ja samalla lähitukihenkilöiksi. Muista valmentaa muutosagentit sekä työkalujen mahdollisuuksiin että suositeltuihin toimintatapoihin ja työvälinevalintoihin, jotta he voivat tukea henkilöstöä oikealla tavalla.

Varmista, että henkilöstö tietää, mistä ja miten tukea saa.

4. Tarjoa jatkuvaa tukea

Uudet työkalut ja työtavat eivät ole hetkellinen projekti, vaan jatkuvaa toimintaa, joten tuenkin tulee olla jatkuvaa, ei vain hetkellistä. Käyttöönottovaiheessa näitä voi yhdistää.

Tuen tapoja ovat esim.:

• Yleinen käyttäjätuki. Sovi ja resursoi käyttäjätuki. Onko se sama kuin muukin IT-tuki?
• Lähitukihenkilöt. Hyödynnä esimerkiksi agentteja lähitukihenkilöinä. Muista tukea agentteja lähitukihenkilötoiminnassaan.
• Ohjeistukset. Toteuta ohjeistuksia esim. videoina. Työkalujen roolituskartta on tärkein ohje.

Muista valmentaa tukea antavat henkilöt sekä työkalujen mahdollisuuksiin että suositeltuihin toimintatapoihin ja työvälinevalintoihin, jotta he voivat tukea henkilöstöä oikealla tavalla. Varmista, että henkilöstö tietää, mistä ja miten tukea saa.

5. Vahvista, kun vastaat palautteisiin

Palautteen avulla voi arvioida muutoksen etenemistä, vahvistaa ja korjata suuntaa.

Järjestä palauteprosessi. Millä tavalla voi antaa palautetta? Millä prosessilla palautetta käsitellään?

Seuraa aktiivisesti esim. käyttäjätuessa käsiteltäviä kysymyksiä ja hyödynnä muutosagentteja palautteen välittäjinä.

Reagoi toistuviin kysymyksiin sopivilla tavoilla, esim. muutosagenttien kautta, tukitunneilla ja/tai ohjeistuksissa. Korjaa ja vahvista haluttua suuntaa.

6. Vahvista esimerkillä

Esimerkin näyttämistä oikeista toimintatavoista voi verrata automainontaan: automerkkien televisiomainonnan tavoitteena ei ole myydä siinä hetkessä autoa, vaan vahvistaa jo kyseisen merkkisen auton ostaneen henkilön mielikuvaa siitä, että hän on tehnyt oikean valinnan. Automainos maalaa tämän auton mukanaan tuomia hyötyjä, merkistä riippuen: onko se sitten helppoa perhearkea vai statusta, mainetta ja mammonaa. Mihin haluat identifioitua?

Organisaation työtapojen muutoksessa tätä voi hyödyntää mm. seuraavasti:

• Hyödynnä johdon uskottavuus. Vasta kun johto toimii uusien toimintatapojen mukaisesti, uudet työtavat tuntuvat henkilöstöstä uskottavilta. Sitouta ja valmenna johtoryhmä uusiin toimintatapoihin jo ennen varsinaisen laajemman käyttöönottoprosessin aloittamista. Johtokin on luonnollisesti ihmisiä, ja rutiinien omaksumine voi ottaa aikaa. Totuta heidät toimintatapoihin ja mahdollista pieniä onnistumisen elämyksiä, joissa työkalujen ja toimintatapojen tavoitellut hyödyt tulevat esiin. Vain omakohtaisen kokemuksen kautta johto voi oikeasti tukea muutosta.
• Hanki johdon champion näyttämään esimerkkiä käytännössä. Tunnista johtoryhmästä vähintään yksi henkilö, joka suhtautuu uusiin toimintatapoihin innostuneesti. Hyödynnä häntä näyttämään näkyvää esimerkkiä käytännössä ja puhumaan hyödyistä.
• Rekrytoi mielipidejohtajat agenteiksi näyttämään esimerkkiä. Ihmisten toimintatapojen muutos on aina sosiaalinen prosessi. Tunnista nämä henkilöt ennen varsinaisen laajemman käyttöönottoprosessin aloittamista. Sitouta, valmenna ja hyödynnä.
• Näytä itse esimerkkiä. Muista itse toimia samalla tavalla kuin saarnaat.

7. Vahvista palkitsemisella

Palkitseminen on konkreettinen ilmentymä, josta voi tulla tavoiteltua. Palkitseminen voi olla tavaraa tai se voi olla esimerkkien ja henkilöiden nostamista esiin ja kiittämistä julkisesti. Eri kulttuureissa on erilaisia tapoja palkitsemiseen. Hyödynnä ne. Nosta palkitsemista esiin, että siitä tulee tavoiteltua. Tavoittele positiivisuuden kierrettä.

8. Vakiinnuta organisaation rakenteisiin

Institutionalisoi uudet toimintatavat organisaatioon. Esimerkiksi:

• Politiikat. Kirjaa halutut toimintatavat ja työvälineiden roolitukset ja käyttö organisaation politiikkoihin.
• Perehdyttäminen. Sisällytä uudet toimintatavat uuden henkilöstön perehdytysohjelmaan.

9. Varaudu jatkuvaan muutokseen

Muutos on jatkuvaa. Pilvipalvelutyökalut eivät ole kuten omien palvelimien työkalut. Ne kehittyvät koko ajan. Koska muutos on jatkuvaa, eivät nyt vakiinnutettavat toimintatavat ole ikuisia.

Miten teidän toimintatapanne niiden hyödyntämiseen kehittyvät työkalujen kehittymisen myötä? Miten reagoitte?

Entä miten reagoitte toimintaympäristön muutoksiin?

Luo toimintatapojen ja työkalujen hyödyntämisen jatkuvan kehittämisen malli ja rakenteet.