Copilot(kin) käyttöön muutosjohtamisen menetelmin
3.4.2024
Case: Hoas siirsi sisäisen digitaalisen viestintänsä M365-pilveen
30.6.2024Hyvästi Workplace – Mitä tilalle?
Meta ilmoitti toukokuussa lopettavansa Workplace-tuotteen. Kaikki instanssit siirtyvät 'vain luku' -tilaan jo 1.9.2025. Workplace oli Metan yritysasiakkaille tarjoama "organisaation sisäinen Facebook", joka tuli markkinoille seitsemisen vuotta sitten. Käyttöliittymä oli suurelle yleisölle tuttu ja suorittavalle henkilöstölle tarjottiin edullisia lisenssejä. Silti Suomessa Workplacella ei ole ollut määrällisesti montaa käyttäjäorganisaatioita. Huomattavaa kuitenkin on, että yhdelle maan suurimmista työnantajista, S-ryhmälle, se on ollut erittäin merkittävä sisäisen kulttuurin ja dialogin väline. Muutkin käyttäjät ovat olleet suuria organisaatioita, joissa on paljon työyhteisöjä.
Mitä sitten Workplacen tilalle?
Moni koittanee löytää ratkaisun Microsoftin ekosysteemistä, joskin muitakin vaihtoehtoja on.
Meta itse suosittelee entisille Workplace-asiakkaille vain yhtä tietä: Workvivoa.
Workvivo
Workvivo on v. 2023 Zoom-yhtiön ostama, alun perin irlantilainen monipuolinen ja palkittu intranet-tuote, jolla ei tietääkseni ole Suomessa markkinaosuutta. Workvivo lienee luonnollinen ratkaisu migraatiopoluksi erityisesti yhdysvaltalaisille organisaatioille, joita Workplace-käyttäjistä ilmeisesti valtaosa on.
Workwivo on Workplacea hieman laajempi tuote. Workvivossa voidaan yhdistää sisäinen some ja suunnitelmallinen sisäinen ajankohtaisviestintä. Sisäisen viestinnän tekijöille tarjolla on mm. julkaisukalenteri, monikanavajulkaisu, livestriimaus ja podcastien jakelu. Workvivo tarjoaa Workplace-käyttäjille tuttuja ominaisuuksia mm. henkilökohtaisen aktiivisuusvirran, keskusteluryhmät, somemaiset postaukset ja paljon muita vuorovaikutusmahdollisuuksia, konekääntäjän, privaattichatin sekä tietenkin mobiiliapplikaation.
Työyhteisöviestintä ja sisäisten ohjeiden saatavilla olo esim. ravintolan tai myymälän henkilöstön kesken on helposti toteutettavissa Workvivon spaceillä, joihin voi pushata myös koko organisaation virallisia uutisia. Laajojen sivutyyppisen sisällön kokonaisuuksien esittämiseen ja laajojen navigaatioiden toteuttamiseen Workvivo ei ole paras mahdollinen ratkaisu. Se ei myöskään ole kovin joustava visun ja brändäyksen näkökulmasta (kuten ei toki Workplacekaan!). Workvivossa on joitakin integraatiomahdollisuuksia M365-tuotteisiin; sitä voi käyttää erillisenä (standalone) tai M365 SharePointin rinnalla.
Workplacesta migroiville tukipalvelut vaikuttavat ainakin markkinoinnin perusteella hyvin kattavilta. (Miksipä Workvivo ei haluaisi Worklacen suuria käyttäjäorganisaatioita asiakkaikseen?)
Microsoft 365:n sovellukset vakiotoiminnallisuuksin
Jos entinen Workplace-käyttäjä on Microsoftin ekosysteemissä, niin luonnollinen siirtymä lienee yrittää ottaa kaikki irti Microsoftin sovellusten vakiotoiminnallisuuksista (ja M365-lisensseistä ja välttää muiden tuotteiden lisenssimaksut). Kyllähän niistä toiminnallisuuksia löytyy, mutta monessa suuressa spesifisti intranet-tuotteessa (kuten Workvivo tai Staffbase) ne ovat oikeasti pidemmälle viilattuja ja sliipatumpia. Tuntuu, että Microsoftin uudet ominaisuudet kuten Viva Amplify tuodaan markkinoille todella keskeneräisinä.
M365:ssä kysymys kuuluu: Viva Engageen, SharePointiin vai Teamsiin? Workplacesta tutut sisäisen somen toiminnallisuudet kuten avoimet someryhmät ja monipuolinen somemainen toiminta on luonnollinen ratkaista Viva Engagella (ent. Yammer). Engagesta on näppärä mobiiliapplikaatio, jolla ei-toimistotyöläiset pääsevät workplacemäiseen käyttökokemukseen.
Viva Engage mahdollistaakin lähinnä vain sisäisen somen toteuttamisen. Jos esim. Workplacessa on ollut käytössä pitkäikäisen tiedon hallintaan Knowledge Library, vastaa Microsoftin maailmassa siihen taas SharePoint, johon on oma mobiilisovelluksensa.
Entäpä Teams? Workplacen jättävän organisaation pitää kyllä pohtia vakavissaan, olisiko Teams-tiimi sittenkin parempi ratkaisu vaikka yksittäisen ravintolan työyhteisöviestintään kuin Viva Engagen yhteisö. Teams tarjoaa Engage-yhteisöjä laajemmat toiminnallisuudet yksittäiselle työyhteisölle, kuten paremman pitkäikäisen tiedon hallinnan ja työyhteisön "jakamisen" kanaviin samassa kontekstissa. Teamsissä on myös privaattichat, kokoustamismahdollisuudet, ja muut sovellukset integroidaan Teamsiin, jolloin käyttäjä saattaisi pärjätä yhdellä mobiiliapplikaatiolla. Käyttöliittymältään Teams voi toki tuntua hieman karkeammalta kuin Workplace, varsinkin työpöydällä. Mutta Teamsissäkään ei ole tarjolla sometuotteista tuttua yhtä aktiivisuusvirtaa, joka kokoaisi omien työyhteisöjen postaukset sekä organisaation virallisen viestinnän. (Jännittävästi kyllä Microsoft on tuonut Microsoft 365 -aloitussivun toiminnallisuuksiin nurkan taakse piiloon kiinnostavia eri M365-sovelluksista sisältövinkkauksia kerääviä algoritmien pureskelemia fiidejä eli nekään eivät ole "kaikenkattavia".)
Happeo
Jos Workplace-käyttäjäorganisaatio onkin Microsoftin sijaan Googlen ekosysteemissä, katselee organisaatio sen mahdollisuuksia. Harmillista sinänsä, että Googlen somepalvelu G+ ja myöhemmin organisaation sisäinen some Currents eivät lähteneet lentoon ja nämä on kuopattu jo vuosia sitten. Moni Google Workspace -käyttäjäorganisaatio käyttääkin rinnalla Slackiä keskusteluryhmiin ja pikaviestintään.
Ratkaisu voisi löytyä kansainvälistyneestä suomalaisesta intranet-tuotteesta, Happeosta, jossa samaan käyttöliittymään yhdistetään työyhteisöjen somemaista viestintää ja organisaation virallista viestintää. Happeo on ollut ensisijaisesti tietotyöläisorganisaatioiden suosiossa, mutta mikä jottei sitä voitaisi hyödyntää myös vaikkapa myymälän, ravintolan tai tehtaan työyhteisölle. Samaan käyttöliittymään saadaan myös mm. pitkäikäistä ohjeistusta. Happeon kehitystyössä fokusoidaan tällä hetkellä mm. tekoälypohjaiseen sisältöhakuun.
Toisena vaihtoehtona Google-ekosysteemin käyttäjäorganisaatiot tarkastelevat Happeon rakasta ranskalaista kilpailijaa: LumAppsia.
Staffbase
Jos organisaatio haluaa tarkastella toista intranet-tuotetta Workvivon rinnalla, voisi katseet suunnata saksalaiseen Staffbaseen. Palkitussa Staffbasessakin on monipuoliset vuorovaikutteiset toiminnallisuudet kuten sisäisen somen yhteisöt/kanavat, sosiaalinen seinä, privaattichat ja konekääntäjä. Yhteisöjä/kanavia laajempia kokonaisuuksia voidaan rakentaa spaceillä.
Staffbasen on alkuperäinen idea on tavoittaa viestinnällä mahdollisimman tehokkaasti myös suorittava henkilöstö suoraan henkilöstön omaan luuriin. Workplace-käyttäjille Staffbasen etuja voisikin juuri olla mobiiliapplikaatio. Toisin kuin muissa tässä postauksessa esitellyissä tuotteissa, Staffbasen mobiiliapp on ei pelkästään brändättävissä asiakkaan omaan visuun, vaan myös nimettävissä sovelluskauppaan asiakkaan haluamalla nimellä (whitelabeling). Staffbasessa on myös journey-työkalu, jolla voi rakentaa aikajanan informaation oikea-aikaisen jakelun tueksi esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttämisen tueksi tai koulutuspoluksi. Toiminnallisuus tukee erityisesti organisaatioita, joissa on paljon vaihtuvuutta henkilöstössä.
Staffbasen tämän hetken erottautumistekijä on laajat toiminnallisuudet organisaation sisäisen viestinnän tekijöille, kuten julkaisujen suunnittelu- ja ajoituskalenterit - jossa myös sisäinen kommentointimahdollisuus - monikanavajulkaisemisen, toisen puolesta julkaisemisen, OpenAI-tekoälyyn pohjautuvan kirjoitusavustajan. tehokkuuden mittaamisen myös kampanjoille sekä uutiskirjetyökalun. Tästä näkökulmasta toiminnallisuudet ovat Workvivoa laajemmat. Myös integrointimahdollisuudet mm. M365-ekosysteemin ovat varsin laajat. Staffbasea voi käyttää ilman M365:ttä tai siihen integroituna. Staffbase korostaa, että viestijät voivat hyödyntää sen alustaa julkaisutyökaluna ja sisällön kuluttaminen tapahtuu eri kanavissa, kullekin henkilöstöryhmälle luontevasti, esim. sama uutinen julkaistaan ravintolahenkilöstölle Staffbase-appiin ja hallinnon porukalle SharePoint-pohjaiseen työpöytäintraan.
Staffbasen perustaja Frank Wolf kehottaa Workplace-käyttäjäorganisaatioita pysähtymään hetkeksi ja tarkastelemaan, mitä he intranet-tuotteeltaan oikeasti haluavat. Mitkä ovat ne käyttötapaukset, joihin tuotteen tulisi vastata? Ja tarvitaanko niiden toteuttamiseen sisäistä somea vai itse asiassa jotain muuta? -- Vaikka Frank myy tällä omaa tuotettaan, tästä ei voi olla enempää samaa mieltä. Ennen kuin hypätään pisteyttämään vaihtoehtojen tuoteominaisuuksia, pitää ensin selvittää, mitä oikeasti tarvitaan ja millä prioriteetillä.
Muita vaihtoehtoja?
Kyllä, niitähän riittää. Upeaa tuoteanalyysiä ja kuratointia markkinoiden intranet-tuotteista tuottaa säännöllisesti ja ansiokkaasti brittiläinen ClearBox Consulting. Kannattaa todellakin tsekata Suzie Robinsonin koostama raportti!
Tarvitsetko apua?
Autan mielelläni! Kartoitetaan tilanteenne, tarpeenne ja analysoidaan potentiaaliset ratkaisut ja lasketaan kustannukset. Ota yhteyttä, niin jutellaan!
PS: Kuoleeko sisäinen some?
Tätä kysymystä on Metan ilmoituksen jälkeen heitetty ilmoille. Ei tietenkään kuole. Organisaation sisäiselle vuorovaikutukselle ja sosiaalisille yhteisöalustoille myös digitaalisessa maailmassa on tietenkin edelleen tilausta. Varsinkin, kun toimistotyöläiset tekevät etätöitä ja suorittavallakin henkilöstöllä on jo laajasti tukenaan mobiililaite operatiivisine applikaatioinaan. Workplace-tuote toki hautautuu, ja samalla suurin, jollei ainutkin, sisäisen ja ulkoisen sometuotteen välinen sisaruusyhteys purkautuu. Yksi aikakausi päättyy.
