Case: Åbo Akademin intranet-uudistus – O365:llä yhteisöllisempää viestintää

Åbo Akademi modernisoi digitaalisen sisäisen viestintänsä kohti avoimempaa ja yhteisöllisempää toimintatapaa. Intranet-projektissa uudistettiin viestinnällinen intranet moderniin SharePointiin ja käyttöönotettiin Yammer ja Teams. Minulla oli ilo toimia projektissa ulkoistettuna projektipäällikkönä ja asiantuntijana.

Uusi viestinnällinen intranet, Intra, tarjoaa sekä henkilöstölle että opiskelijoille yliopiston palvelutiedot ja virallisen sisäisen viestinnän. Merkittävin muutos on täysin uusi sisältörakenne. Yhteistyössä yliopiston yksiköiden kesken syvä organisaatiolähtöinen rakenne uudistettiin palveluteemoittain ryhmiteltyyn rakenteeseen. Lähes 200 sisällöntuottajalla oli tässä valtava työ. Käyttäjien on helppo perehtyä uuteen rakenteeseen suurten meganavigaatioiden avulla. Niiden avulla on vaivatonta selata, minkä pääotsikon alta mikäkin sisältö löytyy.

Uutta Intrassa ovat myös personoitava Mina verktyg -työkalulinkkilista, tiedekunnittain kohdennetut uutiset sekä hyvin visuaalinen ulkoasu. Lisäksi toteutettiin integraatio modernista SharePointista Tuudo-mobiiliappiin. Opiskelijat voivat nyt lukea heille kohdennetut uutiset myös Tuudo-mobiiliappista, tieteenalakohtaisesti.

Viestinnällisen intranetin uudistuksen rinnalla projektissa tuettiin Teamsin käyttöönottoa ja hyviä digitaalisen kollaboraation työskentelytapoja. Teams on muuttanut digitaalista yhteistyötä merkittävästi mutkattomampaan ja yhteisöllisempään suuntaan. Suurimmaksi hyödyksi yliopistolla on koettu se, että Teams mahdollistaa digitaalisen yhteistyön yksikkö- ja kampusrajoista piittaamatta.

Yammerin käyttöönotossa painopiste oli tieteenalakohtaisissa ryhmissä ja rakennusten arkisia asioita käsittelevien sähköpostilistojen korvaamisessa, vertaistukiryhmissä sekä kampuksen arjen jakamisessa kuvin ja sanoin. Yammer mahdollistaa intrassa julkaistujen uutisten tai muiden ajankohtaisten teemojen kommentoinnin. Se on yliopiston matalan kynnyksen horisontaalinen viestinnän kanava, jossa käytäviin keskusteluihin kuka tahansa yliopistolainen voi halutessaan osallistua.

Clair Helsingin Hanna Korhonen toimi projektissa ulkoistettuna projektipäällikkönä ja asiantuntijana.

Yhteistyö Clair Helsingin kanssa sujui erinomaisesti. Kiitos projektipäällikkö Hanna Korhosen ammattitaidosta ja sitoutumisesta, sekä koko projektitiimin suuresta työpanoksesta, intraprojektimme valmistui onnistuneesti ja tavoitteiden mukaisesti, Åbo Akademin viestintäjohtaja Thurid Eriksson kiittää.

Åbo Akademista projektissa toimi aktiivisesti neljän henkilön ydinryhmä ja 15 henkilön projektiryhmä. Intran sisällöntuotanto vastuutettiin sivustokohtaisille vastuuhenkilöille ja sisällöntuottajatiimeille. Teknisestä toteutuksesta vastasi HiQ Finland.