Kuinka varmistaa intranetin sisällön ajantasaisuus?

Mielestäni seuraavat neljä seikkaa ovat olennaisimmat, jotta intranetin sisältö on laadukasta ja ajantasaista:

1. Intranetin rooli/positio/tehtävät

Varmista, että koko henkilöstöllä on sama ymmärrys siitä, mitä sisältöä intranetissä on ja mitä ei ole. Niin sisällöntuottajilla kuin koko henkilöstölläkin tulee olla jaettu ymmärrys siitä, mitä tarkoituksia varten intranet on olemassa (ja mitä ei?). Jollei tämä ole selkeää, intranetistä saatetaan pyrkiä etsimään asioita, joita siellä ei ole - tai vaikka Teamsistä etsitään ohjeistuksia, jotka ovatkin intranetissä.

2. Vastuut, osaaminen ja resurssit

Varmista, että kaikelle sisällölle on vastuuhenkilöt ja resurssit. Vastuuhenkilöiden nimittämisestä ja heidän resursseistaan vastaa sisällön businessomistaja, esimerkiksi HR-johtaja vastaa siitä, että myös intranetissä HR:n politiikat, ohjeet ja palvelut ovat asianmukaisia, palvelevia ja ajantasaisia.

Varmista, että vastuuhenkilöillä on ymmärrys vastuistaan sekä osaaminen ja resurssit niiden toteuttamiseen. Jos intrassanne on sisällöntuottajia, jotka päivittävät sisältöä harvoin, varmista, että heidän osaamisensa pysyy riittävällä tasolla. Harvoin käytetty osaaminen unohtuu ja samalla myös SharePoint alustana kehittyy. Tällaisissa tilanteissa voisi myös pohtia, voisiko sisällöntuottajaverkostoa hieman kaventaa -- toki moderni SharePoint on hyvin helppokäyttöinen, jahka muutamat toimintalogiikat ovat sisäistettyjä.

3. Rakenneratkaisut

Varmista, että rakenteet - kuten sivustoarkkitehtuuri, metatiedottaminen, kirjastonäkymät, muistuttajat - tukevat sisällön helppoa ylläpitoa. Intranet-palvelun ja -alusten tekniset rakenteet siis tukevat helppoa sisällöntuotantoa ja fasilitoivat ajantasaisuutta. Esimerkiksi sisältöarkkitehtuuri on niin looginen, että uuden sisällön sijoituspaikkaa ei tarvitse useampaan kertaan pohtia. Tai että globaalien metatietojen valikoima vastaa nykytilaa, esimerkiksi ne eivät haise vanhalta organisaatiorakenteelta.

Varmista, että myös loppukäyttäjät voivat antaa palautetta, ja että palautteen käsittelyyn on toimiva prosessi. Palautteenanto voi olla viestejä, kyselyvastauksia tai vaikka peukuttamista.

4. Kulttuuri ja motivaatio

Varmista sisällöntuotantoon yhteiset pelisäännöt, luo rutiineja, vahvista yhteisen tekemisen kulttuuria, kuuntele ja osallista kehittämiseen, kehitä etukenossa, innosta sekä ylläpidä ymmärrystä sisällön merkityksestä. Intranetin päätoimittajana tai product ownerina luo ihmeessä yhteistyötä ja rutiineja tukemaan sisällön ylläpitoa. Ne pitävät momentumia yllä ja fasilitoivat vastuunkantoa.

Ja muistuta kaikkia sisällöntuottajiaan heidän tärkeästä työstään: ajantasainen, ymmärrettävä sisältö helpottaa joka ikisen kollegan työpäivää ja vähentää aivotyön kuormitusta. Olet sisällöntuottajana hyvinvointia ja terveyttä edistävässä tehtävässä!