Vaihtoehto SharePointille – Mitä intranet-tuotteita markkinoilla on?

22.8.2024

A table topped with plates and bowls of food; photo credit Aakash Malik.

Suurin osa suomalaisista keskisuurista ja suurista organisaatioista työskentelee Microsoftin 365 -pilviekosysteemin digityökaluilla. Tällöin myös sisäinen digitaalinen viestintä ja tiedonjako toteutetaan useimmiten M365-tuotteilla. Aina M365-tuotteet eivät kuitenkaan ole sopiva ratkaisu. Mitä muita tuotteita intranet-tarpeisiin Suomen markkinoilla on?

Tyypillisesti sisäisen digitaalisen viestinnän tarpeita, joihin intranet-tuotteita käytetään, ovat vähintään mm.

arkinen tiedottaminen henkilöstölle tai eri henkilöstöryhmille,
sosiaaliset keskustelumahdollisuudet,
strateginen viestintä,
toiminta- ja työohjeiden jakelu sekä
henkilöstön yhteystiedot.

Microsoft 365 -ekosysteemissä näitä intranet-tarpeita ratkaistaan yhdistäen eri painotuksin SharePointia, Teamsiä ja/tai Viva Engagea (ent. Yammer). SharePoint on sisäisten verkkosivujen ja tiedostojen hallintatuote, Teams kollaboraatioalusta ja Viva Engage sisäisen verkostoitumisen ja keskustelun väline.

Aina M365-tuotteet eivät kuitenkaan ole sopiva ratkaisu. Se ei sovellu esimerkiksi:

Jos organisaatiolla ei ole mahdollisuutta tai tarvetta hankkia koko henkilöstölleen M365-lisenssejä. Kun henkilöstössä on suuri määrä suorittavaa työtä tekeviä, jotka eivät tarvitse digityövälineitä kuten sähköpostia, Teamsiä tai Office-ohjelmia, ei heille hankita ko. mahdollisuuksia turhaan. Jos lisenssiä ei ole, heillä ei ole myöskään pääsyä intranetiin, jos se on toteutettu M365-ympäristön tuotteilla, sillä, pääsy sinne vaatii jokaiselta lukijalta henkilökohtaisen M365-lisenssin. Tyypillinen tahtotila kuitenkin on, että koko henkilöstö pääsee intranetin tiedon äärelle yhdenvertaisesti.
Jos organisaatio on todennut, että M365:n sovellukset eivät täytä kaikkia viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeita, esim. loppukäyttäjäkokemukseltaan tai monikanavajulkaisun puolesta.
Jos viestinnän ja tiedonhallinnan toteutus pilveen ei vaadittavan tietoturvatason vuoksi ole mahdollista.
Jos digitaalisen työympäristön ekosysteemi ei olekaan Microsoft 365, vaan Google Workspace.

SharePointin tai M365:n laajentaminen

Jos organisaatio kokee, etteivät SharePointin vakiotoiminnallisuudet riitä ratkomaan sen sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeita, on yksi vaihtoehto tarkastella SharePoint-pohjaisia intranet-tuotteita. Tuote on tuotteistus "SharePointin päälle", joka hyödyntää SharePointia tiedonhallinnan moottorina, mutta esityskerros voi olla kustomoitu tai tuote tuo SharePointiin uusia tai monipuolisempia ominaisuuksia. Tuotteella voi olla mahdollista saavuttaa esim. tarkoituksenmukaisempi käyttökokemus. Näissä tapauksissa tarvitaan kaikille lukijoille M365-lisenssit ja päälle tuotteen juoksevat kustannukset. Lisäkustannusten suuruutta ja tuotteeseen sitoutumista kannattaa tarkastella saavutettavien hyötyjen kannalta. SharePoint-pohjaisia intranet-tuotteita on maailmalla kymmenittäin. Harmiksemme ainut suomalainen tähtituote, Valo, on elinkaarensa päässä.

M365-lisenssit vain tietotyöläisille, mutta yhteinen intra kaikille

Maailmalla on myös kymmeniä tuotteita, jotka enemmän tai vähemmän integroituvat SharePointiin ja/tai laajemmin M365:een. Ajatuksena on, että organisaatio on M365-ekosysteemissä, mutta hankkii M365-lisenssit vain tietotyöläishenkilöstölleen, ja erillisellä intranet-tuotteella toteutetaan koko henkilöstön tavoittaminen.

Tällainen tuote on esimerkiksi saksalainen Staffbase, jossa esim. uutisointi voidaan toteuttaa keskitetystä Mission Control -huoneesta niin, että uutinen pushataan tietotyöläisille desktop-intraan, SharePoint-pohjaiseen intraan tai Teamsiin ja suorittavalle henkilöstölle mobiiliappiin. Suorittava henkilöstö ei tarvitse M365-lisenssejä, mutta Staffbase-lisenssit kyllä. Loppukäyttäjän näkökulmasta intra voi olla tietotyöläisille ja suorittavalle henkilöstölle yhteinen Staffbasen desktop- ja mobiili-intra tai sieltä voidaan vielä erikseen poimia tietotyöläisille SharePoint-intraan materiaaleja.

Yhteisen intran voisi tehdä myös CMS-järjestelmällä tai ekosysteemiriippumattomalla tuotteella. Niistä seuraavaksi.

Ekosysteemiriippumaton tuote, jopa ei-pilvestä

CMS-järjestelmillä voidaan toki edelleen toteuttaa organisaatiolle kirjautumisen vaativat sisäiset kotisivut. Ratkaisu on vapaa henkilömääräperustaisista lisenssimaksuista, ekosysteemiriippumaton ja minkä tahansa laitteen selaimella toimiva. Näitä CMS-järjestelmä eli sisällönhallintahallinta eli julkaisujärjestelmiä ovat mm. kevyt WordPress, Liferay, Optimizely (ent. Episerver) ja järeä Drupal. Tuoreimmassa globaalissa Intranet and Digital Workplace Awards -kilpailussa yksi voittajista oli toteutettu Liferaylla, useimmat SharePointilla. Optimizely taas on laajalti käytetty Ruotsissa, sekä intranet- että julkisten verkkosivustojen alustana.

Australialaislähtöisen Atlassianin Confluencella tehtiin varsin paljonkin intranetejä Suomeen noin kymmenisen vuotta sitten, ennen M365-pilviekosysteemiä. Se on edelleenkin validi ekosysteemiriippumaton vaihtoehto eli ilman Microsoft 365:ttä tai ilman Google Workspacea. Eficoden Arto Kovalainen kertoo, että he toteuttavat vuosittain useita Confluence-pohjaisia intranetejä. Tyypillisesti intranet-hankkeissa Confluencen wiki-sovellusta laajennetaan lisäosilla, jotka laajentavat peruswikin toiminnallisuuksia esim. visuaalisuutta, navigointia ja uutisointimahdollisuuksia. Confluence voidaan pystyttää joko Confluencen omaan pilveen tai on-premise, organisaation omille suljetuille palvelimille, jolloin intrasta saadaan korkeamman tietoturvatason ratkaisu.

Yksi - joskin pitkä, raskas ja hinnakas - vaihtoehto on toki rakentaa intranet täysin custom-toteutuksena. Tällöin saa täysin sellaista, mitä organisaatio haluaa. Tällaisenkin olen nähnyt eräällä globaalilla suuryrityksellä. Rakentaminen vaatii resursseja ja vahvaa business casea.

Maailmalla on muutakin ekosysteemiriippumattomia intranet-tuotteita, joilla ei kuitenkaan ole Suomen markkinassa juuri tai yhtään jalansijaa. Clear Box Consultingin intranet-tuoteraportti ja Intranet and Employee App -hakemisto kuvailee näitä tuotteita ansiokkaasti, joten kannattaa vilkaista sieltä villikissavaihtoehtoja!

Pk-yrityksille suunnatut mobiilisovellukset

Pk-yritykset etsivät tyypillisesti jotain helppoa, tarkoituksenmukaista ja kustannustehokasta ratkaisua valmistuotteista. Heillä ei ole mahdollisuuksia lähteä rakentamaan intraa teknisenä projektina. Moni saattaa pyörittää yrityksen viestintää kuluttajatuotteilla kuten WhatsApp tai Facebook, ja haasteeksi voi muodostua se, että kaikki eivät kuluttajatuotetta käytä tai hoksataan, että tietohan ei silloin ole yrityksen hallussa.

Olen tosi ilahtunut, että Suomessa on pk-yrittäjävoimin rakennettu intranet-tuotteita pk-yritysten tarpeisiin! Näiden pienten tuotteiden löytäminen voi olla hankalaa, koska niitä markkinoidaan sisäisen viestinnän ratkaisuina, ei intranet-tuotteina.

Piiri-sovellus on sisäiseen viestintään erikoistuneen Hanne Haapakosken tiimin tuottama intranet-tuote, jonka kohderyhmää ovat max 200 henkilön tuotantovaltaiset organisaatiot. Piiri-mobiilisovelluksessa on monipuoliset toiminnallisuudet juuri tätä kohderyhmää varten mm. uutiset, tapahtumakalenteri, palautekanava, Q&A, keskustelupalsta, tiedostojen jakelu ja tietosivut sekä henkilöstön yhteystiedot. Pohjanmaalta ponnistava tuote hanskaa myös monikielisyyden.

Upto Go -sovellus on Praecomin spin-off sen pääbisneksestä, digitaalisten infonäyttöjen ja näyttöjärjestelmien myynnistä. Upto Go -intranet-tuote tuo nämä infonäytöille jaeltavat uutiset ja tiedot myös mobiiliapplikaatioon ja verkkosivustoksi. Ajankohtaisviestinnän monikanavajulkaisua hallinnoidaan yhdestä paikasta. Upto Go:n kautta voi jakaa myös työohjeita, teettää pieniä kyselyitä ja selata henkilöstön yhteystietoja.

Tuote Googlen ekosysteemistä

Googlen ekosysteemissä kärjessä kilpasilla on kaksi globaalin markkinan huipputuotetta: suomalainen Happeo ja ranskalainen LumApps. Molemmat on rakennettu alun perin Googlen ekosysteemin eli käyttö vaatii Google Workspace -lisenssit. Mutta molemmat ovat viime vuosina rakentaneet integraatiot ja kyvykkyydet niin, että tuote toimii myös M365-ekosysteemin päällä. Toki M365 ja Google ovat sisäisen viestinnän ja intranetin tiedonhallinnan kannalta ominaisuuksiltaan ja haasteiltaan erilaisia tuotteita, joten tuotteet ratkovat eri ekosysteemeissä erilaisia haasteita.

Happeon tuotefilosofiana on tuoda samaan näkymään organisaation virallista sisäistä viestintää ja tiimien ja yhteisöjen kollaboraatiota ja viestintää. Samalla alustalla toteutetaan organisaation strateginen, yhteinen viestintä ja infosivut, sekä työyhteisöjen ja tiimien kollaboraatio ja tiedostojen yhteismuokkaaminen. Se on erityisesti tietotyövaltaisten organisaatioiden tuote. Kuten monet muutkin tuotteet, Happeo on viime aikoina kehittänyt tuotteeseensa tekoälyominaisuuksia, kuten luonnollisen kielen haun intranet-sisältöön ja luonnollisen kielen vastauksen intranet-sisällön perusteella.

LumAps toteuttaa kaikkia tyypillisimpiä intranet-tarpeita. Organisaatioita, joissa on paljon vaihtuvuutta ja suorittavaa työtä tekeviä, LumApps tukee työntekijäpoluilla ja mikro-oppimisella: tuotteeseen voi luoda esimerkiksi tietylle tehtäväroolille perehdytyspolun, joka teettää loppukäyttäjälle perehdytyspolun aikaansidottuja tehtäviä. Yhtenä uutena erityisominaisuutena voitaisiin nostaa tekoälychattibotti Companion, joka ei pelkästään vastaile kysymyksiin vaan auttaa työntekijää tekemään asiastaan esim. IT-tukitiketin.

Tuotteita intranet-tarpeiden toteuttamiseksi on siis useita, vaikka huomattavan suurin osa Suomen introista tehdäänkin M365:een. Kaikki tuotteet eivät kuitenkaan löydy intranet-hakusanalla. Kannattaa vilkuilla myös hakusanoilla sisäinen viestintä, employee app ja employee experience platform.