Ei enää yhtäkään pieleen mennyttä tietojärjestelmän käyttöönottoa!

Usein kuulee sadattelua epäsopivista tietojärjestelmistä, kauheista käyttöliittymistä ja epäonnistuneista käyttöönotoista. Miksi näin tapahtuu? Mikä tähän johtaa?

Väitän, että syynä on ensisijaisesti ymmärryksen puute. Ymmärryksen puute loppukäyttäjistä eli järjestelmän asiakkaista ja heidän maailmastaan: työympäristöstä, prosesseista, prioriteeteistä, asenteista, kulttuurista, esteistä ja motivaattoreista.

Järjestelmien suunnittelussa ja kehittämisessä osataan jo hyödyntää design-ajattelua, kuten kuvata asiakaspolkuja, käyttötilanteita ja tarpeita sekä empatisoida käyttäjiä ja heidän maailmaansa ja näkökulmiaan. Se on mainiota, ja johtaa sopivampiin ratkaisuihin.

Tietojärjestelmähankkeen alkuvaiheessa tehtävä käyttäjäempatisointi ei kuitenkaan välttämättä kanna käyttöönottoon asti, koska:

• Järjestelmähanke on saattanut kestää niin pitkään, että käyttäjien maailma on täysin muuttunut.
• Järjestelmän käyttöönotosta vastaavat täysin toiset henkilöt kuin sen suunnittelijat ja toteuttajat, eikä ymmärrys toimijoiden välillä ole siirtynyt.
• Järjestelmä otetaan käyttöön sellaisissa organisaatioissa, jotka eivät millään tavalla ole olleet mukana järjestelmän suunnittelussa ja kehittämisessä. (Ja tämä lienee se tyypillisin syy!)

Viimeistään kunkin käyttöönottohankkeen tueksi, kussakin ympäristössä, ymmärtämys kustakin käyttäjäryhmästä tulee päivittää. Palvelumuotoilun tuplatimantti-viitekehykseen tulee siis asentaa ’Uudestaan!’-looppi!

Onnistuneemman käyttöönoton tavoittelussa voikin lähteä liikkeelle varmistamalla seuraavat neljä asiaa:

1. Mitä? ja Miksi? Meidän on tiedettävä, miksi järjestelmä halutaan ottaa käyttöön. Mitä ongelmia se ratkaisee kunkin käyttäjäryhmän näkökulmasta? Mitä hyötyjä se tuottaa? Mitä se korvaa? Ymmärtämys näistä vastauksista tulee olla jaettu käyttöönottoa tekevän tiimin kesken, jotta se voi toimia tehokkaasti.
2. Muutoksen laajuus. Mikä on muutoksen laajuus (per käyttäjäryhmä)? Kuinka merkittävästi käyttäjän maailma muuttuu? Missä kohdin se muuttuu? Mikä ei muutu? Miten liiketoiminta, prosessi tai koko organisaatio muuttuu? Käytännössä: onko kyse esimerkiksi täydestä työkulttuurin muutoksesta kohti avoimempia toimintatapoja vs. onko kyseessä ”vain” tutun prosessin toteuttaminen aivan samalla tavalla kuin ennenkin, mutta vain uudella käyttöliittymällä?
3. Nykytilan resilienssitaso ja muutosvalmius. Millaisia muutoksia organisaatiossa/ympäristössä, jossa järjestelmää on aikomus käyttöönottaa, on ollut viime aikoina? Miten nämä muutokset ovat vaikuttaneet organisaatioon ja järjestelmän oletettuihin käyttäjiin? Minkälaisen asenneilmapiirin ja kulttuurin ne ovat tuottaneet? Onko joustava ja kehityshaluinen organisaatio on? Millainen luottamusilmapiiri organisaatiossa vallitsee? Onko ok epäonnistua, saako mokata? Entä yksilöiden resilienssi? Kuinka vastaanottavaisia he ovat muutoksille? Kuinka kyvykkäitä he ovat omaksumaan uutta? Kuinka motivoituneita he ovat muuttamaan toimintatapojaan? Entä onko resilienssiä syytä vahvistaa jollain tavoin ennen kuin järjestelmän käyttöönottoon ryhdytään?
4. Muutosjohtamisen ja muutosviestinnän kyvykkyys. Onko tiimissämme ymmärrystä ja kokemusta muutosjohtamisesta? Entä muutosviestinnästä? Miten hyödynnämme ja sovellamme muutosjohtamisen periaatteita järjestelmän käyttöönottoon? Miten varmistamme systemaattisen käyttöönoton, jossa käyttäjien ei tarvitse tuntea pelkoa? Millä keinoilla pidämme yllä konsistenttiä sanomaa? Millä tavoin vahvistamme oikeaa suuntaa?

Tukemaan tätä missiota kohti laadukkaampia käyttöönottoja, suunnittelimme Alma Talentin Marianne Peltolan kanssa 3-päiväisen koulutuksen Muutosjohtaminen IT-hankkeissa.

Koulutus lisää ymmärrystä muutosjohtamisen ja muutosviestinnän hyödyntämisestä IT-hankkeiden läpiviennissä. Se on suunniteltu erityisesti yritysten ja julkisorganisaatioiden IT-hankkeista, tietojärjestelmien käyttöönotoista ja toimintatapamuutoksista vastaaville ja niitä toteuttaville henkilöille.

Olen iloinen, että saimme koulutukseen mukaan myös superasiantuntevat vierailijat! Viestintäasiantuntija Jatta Pakkanen tulee kertomaan Nesteen digitaalisen työympäristön muutosmatkasta, psykologi Simo Levanto valottaa yksilön näkökulmaa muutokseen ja pääkonsultti Teemu Toivonen avaa kokonaisketteryyden läpivientiä organisaatioon.

Tervetuloa mukaan!

Lue lisää: Muutosjohtaminen IT-hankkeissa