Case Posti: Intranet ja sisäinen some jokaisen postilaisen taskuun

Viimeisen reilun vuoden ajan olen saanut olla mukana toteuttamassa Postille massiivista digitaalisen sisäisen viestinnän uudistusta. Uudistimme yli 10-vuotiaan intranetin sisältöineen kaikkineen moderniin SharePointiin ja teimme dialogiloikan ottamalla käyttöön Yammerin.

Intranet-uudistuksen tavoitteina oli:

• Keskustelun ja kohtaamisen mahdollistaminen sisäisellä digitaalisella alustalla
• Pääsy digitaalisiin kanaviin, oli työtehtävä sitten jakelussa, kuljetuksessa, lajittelussa tai toimistossa
• Saavutettavuus miltä tahansa laitteelta
• Sisällön ajantasaistaminen

Lopputuloksena on visuaalinen ja käyttäjäystävällinen intranet sekä eläväinen sisäinen some Yammerissa.

Tuin Postia uudistuksessa intranet-asiantuntijana. Toteutin esiselvitysprojektin, jonka lopputuloksena linjattiin intranet-uudistuksen toteutusmalli. Johdin konseptointia ja määrittelyä, tuin Postin projektiryhmää toteuttajakumppanin kilpailutuksessa, toteutin käyttäjätutkimuksia sekä suunnittelin käyttäjä- ja sisältölähtöisen informaatioarkkitehtuurin SharePoint-intranetille.

Toteutusvaiheessa vastuullani oli yli 400 sisällöntuottajan sisältöprojektin johtaminen. Tekninen toteuttajakumppani vastasi intranetin teknisestä toteutuksesta sekä Yammerin käyttöönotosta yhteistyössä Postin ydintiimin kanssa.

– Uusi intranet ja Yammerin käyttöönotto ovat osa yrityskulttuurimme ja työyhteisöviestinnän uudistusta. Avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisääminen, tiedonkulun paraneminen sekä kanavien tuominen helposti kaikkien postilaisten saataville olivat keskeisiä tavoitteita uudistuksessa. Meitä postilaisia on yli 20 000 ja meillä on lukemattomia toimipaikkoja sekä Suomessa että Suomen ulkopuolella – valtaosa työskentelee siis maantieteellisesti kaukana toisistaan.

– Uskon, että avoin tiedon jakaminen ja mahdollisuus vuorovaikutukseen digitaalisten kanavien kautta tulevat yhdistämään meitä postilaisia työyhteisönä. Uusien kanavien käyttöönotto tässä laajuudessa ottaa kuitenkin aikansa ja tätä pitkäjänteistä työtä jatkamme, sanoo Posti-konsernin viestintäjohtaja Piia Kumpulainen.

Intranet palvelee postilaisia sisäisten ohjeiden ja palvelujen sekä virallisen uutisoinnin lähteenä. Kaikille yhteiset sisällöt löytyvät suomeksi ja englanniksi; lokaalit maakohtaiset sisällöt maan omien tarpeiden mukaisesti. Etusivu on laaja uutisseinä, joka kokoaa ajankohtaisviestinnän eri lähteistä. Määritellyt sisällöntuotannon roolit ja vastuut varmistavat sisällön ajantasaisena pysymisen pidemmälläkin aikavälillä.

Yammer kannustaa ajatustenvaihtoon ja erilaisen tiedon jakamiseen matalalla kynnyksellä. Se on konsernin sisäinen, sosiaalinen kohtaamispaikka ja kaikki Yammer-yhteisöt ovat kaikille avoimia.