Intranetin sisältösuunnittelu moderniin SharePointiin – mitä pitää huomioida?

Sisältöteemat

Microsoftin modernilla SharePointilla toteutettu intranet koostuu lukuisista sivustoista, jotka on kytketty hubisivustoon eli keskussivustoon. Todella laajoissa kokonaisuuksissa hubeja voi olla myös useita. Intran pitää olla sisällöllisesti todella pieni, jotta yhden sivuston ratkaisu olisi mielekäs. (Ja onko SharePoint silloin enää järkevä alusta intralle?)

Sisältörakennetyön ytimessä on tunnistaa sisältöteemat, joista kustakin tulee yksi sivusto. Sivusto on modernin SharePointin kotipesä kaikelle sisällölle kuten sivuille, tiedostoille, jatkossa myös Stream-videoille, tapahtumille, listoille sekä uutisille (tästä myöhemmin!).

Sisältöteemoja voivat olla vaikkapa henkilöstöasiat, ICT-palvelut, toimintajärjestelmä, palvelukehitys tai tuotekategoriamme XYZ.

Kun yksi sisältöteema keskitetään yhdelle sivustolle, saavutetaan esimerkiksi, että:
- Teeman sisältöihin on yksi navigaatio (sivustonavigaatio), joka hallinnoidaan keskitetysti.
- Sivuston sivut ovat Sivuston sivut -kirjastossa littanassa rakenteessa ilman hierarkiaa.
- Sivustolla on yksi roskakori.

Modernin SharePointin yhteydessä voidaankin puhua ennemmin sivustoarkkitehtuurin kuin sisältörakenteen suunnittelusta. Ytimessä on tunnistaa, mistä sivustoista kokonaisuus koostuu.

Suunnittelussa vaakakupissa painavat ainakin seuraavat asiat.

Sisällönhallintamalli

Kun yksi sisältöteema muodostaa sivuston, tekniikka tukee sisällönhallintaa fiksulla tavalla: jokainen sivusto on selkeärajainen hallinnoitava kokonaisuus, jolla voidaan nimetä vastuuhenkilö.

Vastuuhenkilö hallinnoi kokonaisuutta: hän on sivustovastaava, teemavastaava, sisällönomistaja. Käytännössä hän vastaa teeman sisältöjen organisoinnista teeman sisällä ja sen esittämisestä navigaatiossa. Apuna toimivat yksittäisten sisältöjen sisällöntuottajat.

Sivustojen eli teemojen vastuuhenkilöitä on tyypillisessä intranetissä joitakin kymmeniä. Organisoitumisen kannalta hallittava joukko siis, jolla yhdessä on kaikki tietämys intranetin sisällöstä. Timanttista! He voivat yhdessä intranetin päätoimittajan/tuoteomistajan kanssa kehittää intran sisältökonseptia kokonaisuutena.

Uutisointi

Modernissa SharePointissa jokainen sivusto on uutisoiva taho. Siinä missä muutkin teeman sisältötyypit (esim. sivut, tiedostot), myös uutisartikkelit ovat yksi teemaan kiinnittyvä sisältötyyppi.

Uutisointi on siis hajautettua. Tyypillisesti sivuston tuottamat uutiset listataan ko. sivuston etusivulla ja sen lisäksi kaikkien sivustojen uutiset näytetään intran etusivulla. Simppeliä!

Sivusto, jossa sisältö sijaitsee, on sisällölle yksi metatieto. Ja erityisesti uutisoinnissa se on hyödyllistä: metatietoa voidaan hyödyntää lukuisissa paikoissa, erityisesti uutislistausten kategoriana. Uutisartikkeli tehdään yhdelle sivustolle - siis sille sivustolle, jossa muutenkin käsitellään sisällöllisesti uutisen teemaa - ja eri teemojen uutisia voidaan nostaa uutislistauksiin eri puolille intraa sivusto-metatiedon perusteella. Uutisen lukija näkee uutislistauksessa uutisen teeman (eli sivuston nimen, josta uutinen tulee).

Per sivusto voidaan myös määrittää, onko tämä sivusto organisaation virallisen uutisoinnin lähde. Ja tällaisten sivustojen uutisten näkyvyyttä voi päätoimittaja boostata esim. Viva Connectionsin syötteessä.

Edellisen lisäksi uutisointimallia voidaan monipuolistaa hallituilla termijoukoilla.

Kieliversiointi

Sisällön organisointiin per sivusto liittyy olennaisena seikkana kieliversiointi. Modernin SharePointin kieliversiointi (MUI) on määriteltävissä per sivusto.

Mitä kieliversiointitarpeita teidän organisaationne sisällöillä on? Entä sisällön lokalisointitarpeita? Mitä sisältöjä ja teemoja esitetään milläkin kielellä? Millä kielellä sisältö ensimmäisenä tuotetaan? Kieliversiointitarpeet huomioiden miten sisällöt kannattaa organisoida sivustoille?

Yksinkertaistettuna: sivustolla on yksi pääkieli. Senkieliset sisällöt luodaan ensimmäisinä. Pääkielestä sisällöt voidaan kääntää muille kielille, jotka on määritelty mahdollisiksi tälle sivustolle. Myös navigaatiot voidaan kielistää.

Olennaista on pääkielen valinta per sivusto, sillä sitä ei voi muuttaa jälkikäteen.

Toisaalta, intra voi koostua sivustoista, joilla on eri pääkieliä.

Käyttöoikeudet

Jos intranetissä on kokonaisuuksia, jotka saavat olla vain tietyn porukan luettavissa - klassikkoesimerkkinä Esihenkilön käsikirja - kannattaa nämä sisältöteemat keskittää käyttöoikeusrajojen mukaisesti sivustoille.

Lukuoikeuksien rajauksiin fiksuin taso on siis sivusto.

Sama koskee sisällöntuotannon oikeuksia. Halutaanko rajata, että vain tietyt henkilöt voivat muokata teeman sisältöä? Siinä tapauksessa ko. teemasta tulee oma sivustonsa.

Haku

Sivusto on myös hakukonteksti SharePointin modernissa hakukeskuksessa.

Oletuksena haku rajautuu sille sivustolle, josta haku tehdään. Sivustorajauksesta haun laajuutta (scope) voi laajentaa hubiin, johon sivusto kuuluu, tai koko organisaatioon.

Millaisia hakurajaimia te tarvitsette?

Mutta hopsansaa: erikoisuutena SharePointin homesiteksi asetetun sivuston oletushakuscope onkin poikkeuksellisesti koko organisaatio, ei ko. sivusto.

Navigointi

Sivusto on myös navigointia määrittävä tekijä, siitä huolimatta, että navigaatiot ovatkin aivan manuaalisesti ylläpidettäviä.

Modernissa SharePointissa navigaatioita on kaksi: sivustonavigaatio ja hubinavigaatio.

Sivustonavigaatio esittää tyypillisesti navigoinnin tietyn sivuston sivutyyppiseen sisältöön eli navigoinnin tietyn teeman sisällä. Navigaatio on läsnä vain ko. teeman kontekstissa. Sitä hallinnoi ko. sisältöteeman vastuuhenkilö.

Hubinavigaatio eli keskussivuston navigaatio on intran poikkileikkaava navigaatio eli päänavigaatio, joka on läsnä kaikkialla intrassa, kaikille ko. hubiin liitetyillä sivustoilla.

Tyypillisesti hubinavigaatiosta linkitetään sivustoihin eli eri sisältöteemoihin. Useimmiten se on myös se navigaatio, jota päätetään hyödyntää Viva Connectionsissa Resurssit-välilehdellä.

Navien käyttökokemusta kannattaa tarkastella mobiilissa ja desktopissa. Varsinkin, jos ajatus kahdesta navigaatiosta mobiilissa alkaa ahdistaa, voidaan kaikki navigointi keskittää hubiin.

Sivumallit

Moderniin SharePointiin sivumallit määritellään - yllätys yllätys - per sivusto. Sivumallit voidaan jakaa samanlaisina kaikille sivustoille tai per sivusto voidaan luoda omat sivumallinsa.

Sivustokohtaisissa sivumalleissa on sekä hyviä että huonoja puolia. Esimerkiksi uutisartikkelin sivupohjassa per teema (eli per sivusto) voisi olla tietty kuvituskuva tai värimaailma kuvastamassa ko. teemaa. Tai tiettyyn teemaan liittyy vaikkapa tietojärjestelmän kuvauksia tai tuotekortteja -- tällaisten sisältötarpeiden sivumallit lisätään vain niille sivustoille, joissa kuvauksia tai tuotekortteja julkaistaan. Jos taas intran kaikille 30 sivustolle on lisätty yksi sivumalli ja siitä pitää muuttaa yksi sana, pitää muutos tehdä erikseen kaikille 30 sivustolle.

Eikä siinä vielä kaikki?

Modernissa SharePointissa on lisäksi lukuisia muita asetuksia ja mahdollisuuksia, jotka ovat sivustokohtaisia, jotka voivat tietyissä tapauksissa keikauttaa sivustoarkkitehtuuria vielä kerran uuteen asentoon. Tässä postauksessa on esitelty sisältösuunnittelijan kannalta olennaisimmat teemat.