Case: Purmo Groupille ensimmäinen intranet, yhdeksällä kielellä

Purmo Groupille tuotettiin yrityksen ensimmäinen globaali intranet sattumalta juuri ajallaan tukemaan korona-pandemiaan liittyvää viestintää. Minulla oli ilo toimia projektipäällikkönä tässä toteutusprojektissa.

Visuaalinen ja innostava intranet tavoittaa koko henkilöstön (n. 3300) toimistolta tehtaisiin ja palvelee sekä lokaaleja viestinnän tarpeita että globaalia strategiaviestintää. Käyttöönotto oli asiakkaalle haastava, koska ensimmäinen globaali kanava vaati aiempaa laajempaa yhteistyötä, uusia käytäntöjä ja myös tunnusten luomisen tuotannon väelle. Intranet julkaistiin budjetissaan ja lähes aikataulussaan huhtikuun alussa 2020.

– On aivan selvää, että ilman globaalia intranetiä koko henkilöstön tavoittava viestiminen korona-pandemian aikana olisi ollut mahdotonta. Nyt olemme pystyneet nopealla aikataululla päivittämään uutisia useilla kielillä ja varmistamaan sen, että henkilöstömme on ajan tasalla, sanoo Saara Smura, Chief Communications Officer ja intranet-projektin omistaja.

Purmo Group yrityksenä

Purmo Group on johtava kestävien sisäilmaratkaisujen toimittaja. Kasvava yritys työllistää yli 3000 henkilöä 26:ssa maassa, yli 50:ssä lokaatiossa. Purmo Groupin valmistamia lämpöpattereita, pyyhelämmittimiä, lattialämmityslaitteita, konvektoreja, venttiilejä ja säätimiä myydään kaikissa maanosissa. Valmistus on keskittynyt Eurooppaan ja Kiinaan.

Tavoitteena tehokas globaali uutiskanava

Intranet-hankkeessa Purmo Groupin tavoitteena oli laajentaa organisaation strategisen sisäisen viestinnän tavoittavuutta ja tuottaa konsernin ensimmäinen intranet, ei vain toimistohenkilöstön, vaan koko henkilöstön saataville, myös mobiilisti.

Jo alusta asti oli tunnistettu, että intranetiin tarvitaan useita kieliversioita, koska tuotantovaltaisessa yrityksessä ei ollut yhtä yhteistä kieltä. Intrasta haluttiin myös hyvin visuaalinen. Tavoitteena oli tuottaa ensimmäinen yhteinen kanava yritykseen, joka on kasvanut vahvasti yritysostojen kautta.

Hankkeen esiselvityksen teki ja teknologiavalinnassa tuki North Patrol keväällä 2018. Purmo Group päätti yhdistää intranetin toteutuksen osaksi laajempaa digitalisaatiohankekokonaisuutta: samalla uusittaisiin myös kaikki yhtiön ulkoiset verkkosivut ja vaihdettaisiin alusta. Tekniseksi alustaksi kokonaisuudelle päädyttiin valitsemaan Sitecore DXP. Toteuttajakumppaniksi digitalisaatiokokonaisuuteen Purmo Group valitsi Petra Agencyn.

– Lisäksi tarvitsimme intranet-projektiin määräaikaisen ulkoistetun projektipäällikköresurssin, jolla tuli olla sekä kyky vetää projekti itsenäisesti että vahva osaaminen intraneteistä. Valitsimme yhteistyökumppaniksi Hanna Korhosen Clair Helsingistä, kertoo Saara Smura.

Napakka toteutusprojekti

Intranetin toteutusprojekti käynnistyi syksyllä 2019. Ensitöikseen projektipäällikkö sitoutti hankkeeseen projektiryhmän, konsernitoimintojen johtajat ja rekrytoi jokaiselle sisältöteema-alueelle vastuuhenkilöt. Sisältökonsepti tarkennettiin konsernitoimintojen ja paikallisten HR-asiantuntijoiden yhteistyössä ja synkattiin järkevästi Sitecoren mahdollisuuksiin.

Tekniset toteutusratkaisut ja visuaalinen ilme tarkennettiin Petra Agencyn johdolla yhtiön uuden brändi-ilmeen mukaiseksi. Toteutuksessa priorisoitiin luonnollisesti sisällöntuotannon valmiutta, joka saavutettiin tammikuun lopussa 2020. Koska aikataulu oli kunnianhimoinen, uusia komponentteja ja ominaisuuksia tuotiin alustalle sisällöntuotannon jo alettua. Alusta oli kaikille uusi ja vaati valmennusta ja tukea.

Projektipäällikkönä minulla oli monta hattua: vedin toteutusprojektia ja sisällöntuotantoa, teknisessä toteutuksessa edustin asiakasta ketterän mallin product ownerina, koordinoin yhteistyötä kumppanien kanssa, viestin uudistuksesta organisaation sisällä sekä toimin myös hallinnollisena projektipäällikkönä. Koska asiakasorganisaatiolle kanava oli uusi, eikä myöskään teknisellä toteuttajakumppanilla ollut juurikaan aiempaa kokemusta intraneteistä, minulla oli projektissa myös vahva intranet-asiantuntijarooli.

Lopputuloksena koko henkilöstön saavutettavissa oleva mobiili intranet

Purmo Groupin ensimmäinen intranet on yhdistelmä konsernin strategiaviestintää yhdeksällä kielellä sekä mahdollisuus n. 20 eri lokaatiolle paikalliseen viestintään. Saapuessaan intraan ensimmäistä kertaa, käyttäjä valitsee kotilokaationsa sekä preferoimansa kielen. Lokaaleja sisältöjä ovat mm. paikalliset uutiset, pikalinkit sekä HR-sisällöt. Intran etusivu on kooste lokaaleista ja globaaleista uutisista. Asetuksia voi vaihtaa milloin vain. Vahvuutena on, että Petra Agencyn toteuttama lokalisointiratkaisu on erittäin joustava huomioiden kasvavan yrityksen tarpeet.

Globaalin sisällön käännöksiä varten Sitecore DXP -alustaan kiinnitettiin LanguageWiren Translations-moduuli, jonka avulla koordinoidaan käännöstrafiikki ja pidetään yllä kieliversioiden yhdenmukaisuutta. Projektissa luotiin intranetille hallintamalli ja sen sisällölle toimituspolitiikat ja yhteistyön toimintamallit.

Projektin osana kaikille tuotannossa työskenteleville luotiin HR:n ja IT:n yhteistyössä digitaalinen identiteetti. Intranet oli ensimmäinen globaali järjestelmä, johon myös koko tuotannon henkilöstöllä oli pääsy.

– Intranet on otettu hyvin vastaan organisaatiossa. Ihmiset ovat löytäneet tiensä sinne siitäkin huolimatta, että pandemian vuoksi emme ole pystyneet järjestämään lanseerauksen yhteyteen suunniteltua road show’ta tai muita livetapahtumia, Saara Smura kertoo.

– Intranetillä on ollut ihmisiä yhteen tuova vaikutus: kun suositus lähes kaikissa maissa on ollut tehdä etätöitä niin paljon kuin mahdollista, intranetistä on voinut käydä kurkkaamassa, miten meillä menee ja millaisia asioita tapahtuu. Kaiken A ja O on tietenkin kiinnostava sisältö, ja sen tuottamisessa olemme onnistuneet erinomaisesti, siitäkin huolimatta, että varsinaisia sisällöntuotannon ammattilaisia talossa on hyvin vähän.

– Intranetiä kehitetään jatkossa ainakin kommentoinnin ja ‘engagementin’ osalta, niin että kommentteja ja tykkäyksiä olisi helpompi jättää. Lisäksi aiomme lisätä intraan keskustelufoorumin. Yhtiössä otetaan vuoden 2021 aikana käyttöön uusi HCM-järjestelmä, jonka integroimme intranetiin, niin, että käyttäjän profiili on automaattinen eikä kieli- tai lokaatiovalintoja tarvitse erikseen tehdä. Lisäksi teemme varmasti pienempää kehitystyötä esimerkiksi taittoon liittyen, suunnitteilla on ainakin videokirjasto ja videofeedin tuominen intran etusivulle.

---

Faktat: Purmo Group Insights

Julkaistu: 04/2020

Ominaispiirteet:

• Globaali ja lokaali uutisointi, profiloidut järjestelmälinkit, sisältösivut ja liitetiedostot, lokaalin sisällön moduulit, translations-moduuli
• N. 60 sisällöntuottajaa
• 9 kieliversiota
• 20 lokaatiota

Alusta: Sitecore DXP

Kumppanit:

• North Patrol, esiselvitys ja määrittely
• Petra Agency, tekninen ja visuaalinen toteutus, sisällöntuottajien koulutus ja tekninen tuki
• Clair Helsinki, toteutusprojektin projektipäällikkö ja intranet-asiantuntija
• Fokus Media, sisällöntuotannon kumppani
• LanguageWire, käännökset

---