Kuusi vinkkiä digitaalisen työympäristön käyttöönottoon

Harmillisen usein näkee tapauksia, joissa digitaaliseen työympäristöön investoidaan merkittäviä summia, mutta investoinnista ei saada tavoiteltuja hyötyjä. Tällöin joko A) uuden ympäristön vaatimia muutoksia prosesseihin ja toimintamalleihin ei ole kirkastettu, eikä työkaluja ole roolitettu – tai B) näitä muutoksia ei ole johdettu organisaatioon.

Jos digitaalisten työkalujen käyttötarkoitukset ja pelisäännöt ovat olemassa, mutta henkilöstö ei toimi niiden mukaisesti, käyttöönotossa ja muutosjohtamisessa on epäonnistuttu.

Väitän, että digitaalisen työympäristön käyttöönoton haasteena ei ole niinkään teknologian käytön omaksuminen yksilötasolla, vaan yksilön epätietoisuus siitä, mitä varten, mihin ja millä tavoin sitä teknologiaa on tarkoitus käyttää.

Tähän tarvitaan uusien toimintatapojen jalkauttamista ja systemaattista muutosjohtamista.

Käytännössä seuraavilla stepeillä pääsee jo pitkälle systemaattisen – mutta ketterän – muutosmatkan suunnittelussa:

1. Määrittele tavoitteet

Onnistunut toimintatapamuutos vaatii ensinnäkin nykytilan hahmottamista ja tavoitetilan määrittelyä. Digitaalisen työympäristön kontekstissa nykytilaa ja tavoitetilaa tulee tarkastella henkilöstöryhmittäin, koska eri henkilöstöryhmät työskentelevät erilaisella intensiteetillä digitaalisilla välineillä.

2. Arvioi muutoksen laajuus

Muutoksen laajuus – eli missä laajuudessa nykytila muuttuu tavoitetilaksi – tulee arvioida jälleen henkilöstöryhmittäin. Toiselle muutos tarkoittaa kaikkien artirutiinien mullistusta, toisille ei välttämättä lähes mitään.

Esimerkiksi sille tietotyöläiselle, joka istuu päivät pitkät tietokoneella, tuo digitaalinen työympäristö massiivisen muutoksen arkirutiineihin, kun muistiota ei laitetakaan enää verkkolevylle, valmisteltavaa esitystä ei lähetetä kommenttikierrokselle sähköpostilla tai sopimusarkistoa ei hillotakaan enää omassa sähköpostikansiossa. Tietotyöläisellä käytännössä lähes kaikki arkirutiinit mullistuvat. Toisilla henkilöstöryhmillä muutos on huomattavasti pienempi. Esimerkiksi siivoojalle digitaalinen työympäristö voi tuoda käytännön työohjeet puhelimeen. Tai kaupan myyjälle sisäinen some siirtää klassisen terkkuvihkon digiaikaan.

3. Tunnista muutosta edistävät tekijät – sekä sen hidasteet

Arvioi henkilöstöryhmittäin muutosta estävät ja sitä edistävät tekijät. Mitä mahdollisuuksia, mitä uhkia on nähtävissä?

Näitä voivat olla esimerkiksi henkilöiden ja ryhmien kyky omaksua tarvittavia muutoksia, yksilön ja organisaation resilienssi, kulttuuri ja asenteet, sidosryhmät, vaikuttajat, muutosajurit, johdon tuki, resurssit, osaaminen, käytettävissä oleva työaika jne. jne.

4. Tunnista ja sitouta aktorit ja sidosryhmät

Tunnista, ketä muutoksen A) käytännön läpiviennissä ja B) sen edistämisessä tarvitaan.

Kenen tukea muutokseen tarvitaan? Miten se saavutetaan? Ketkä ovat muutoksen tukijoita, lobbaajia, ja johtajia?

Ketkä ovat aktiivisia toimijoita, jotka vievät muutosten konkreettisesti eteenpäin? Mitä taitoja heiltä vaaditaan? Mistä asiantuntemus löytyy?

Ketkä toimivat muutosagentteina, championeina ja muutosajureina?

5. Suunnittele toimenpiteet

Suunnittele konkreettiset keinot, millä keinoilla varmistat, että henkilöstöryhmät ovat tietoisia muutoksesta, ovat motivoituneita muutokseen, tietävät, mitä heiltä odotetaan, ja osaavat toimia oikein. Pohdi lisäksi, kuinka vahvistat oikeaa toimintatapaa.

6. Varmista ketteryys

Muutos on matka. Ole myös itse valmis muutoksiin! Suunnittele, kuinka mittaat etenemistä, keräät palautetta ja miten korjaat ketterästi toimintamalleja. Kun olet jo etukäteen tunnistanut kaikki muutoksen osatekijät (aktorit, sidosryhmät jne.), olet nopeampi reagoimaan muutoksiin.

Lopputulos

Onnistuneen käyttöönoton lopputuloksena kaikki yhteisön jäsenet tietävät, minkälaista toimintaa heiltä odotetaan ja miksi, ja lisäksi he osaavat ja ovat motivoituneita toimimaan sovitulla tavalla.

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran LinkedInnissä 14.6.2018.