Intranet monimuotoistuu ja toisaalta katoaa – Neljä intranet-konseptia

Digitaalisen transformaation ja pilvipalveluiden käyttöön siirtymisen myötä perinteinen ’intranet’ on suuressa murroksessa. Intranetit sellaisina palvelukokonaisuuksina, joina me niitä stereotyyppisesti ajattelemme, saattavat jopa kadota. Silti, ne tehtävät, joita intranetit ovat tyypillisesti hoitaneet, eivät katoa mihinkään. Niitä vain hoidetaan yhä monipuolisimmin tavoin.

Tyypillisiä intranetin tehtäviä

Tyypillisesti intranetin hoitamia perustehtäviä ovat:

1. Virallinen työnantajan tiedottaminen henkilöstölle
2. Työnantajan ohjeistojen ja toimintaperiaatteiden välittäminen henkilöstölle (HR-politiikoista wifin salasanaan)
3. Linkittäminen työnantajan järjestelmiin ja tietokantoihin (esim. puhelinluettelo ja kululaskujärjestelmä)
4. Strategiaviestintä ja ohjaaminen kohti tavoitteita; organisaatiokulttuurin vahvistaminen ja henkilöstön sitouttaminen

Lisäksi intranetejä on tyypillisesti hyödynnetty esimerkiksi työyhteisöjen, liiketoimintojen tai yksikköjen sisäiseen viestintään; työohjeiden jakeluun eri liiketoiminnoissa ja tehtävissä toimiville; osaamisen jakamiseen ja oppimiseen; toimintaympäristön luotauksen tulosten pintauttamiseen henkilöstölle; yhteiseen keskusteluun; uuden tiedon luomiseen; prosessien käytännön ohjaamiseen yhtenäisyyden varmistamiseksi; tavoitteiden toteutumisen viestimiseen henkilöstölle; sekä yhä enenevissä määrin myös tietotyön tekemiseen, kollaboraatioon ja työn koordinointiin.

Minkälainen on hyvä intranet? Oikea vastaus riippuu vahvasti organisaation luonteesta, liiketoiminnoista, henkilöstömäärästä, toiminnan tavoitteista ja kulttuurista. Tällä hetkellä organisaatioissa näkyy vahvasti seuraavat neljä konseptia.

Neljä valtaapitävää konseptia

1. Yhtenäistävä viestinnällinen intranet

Ensimmäinen konsepti vastaa eniten perinteistä intranetiä. Viestinnällinen intranet (kuvassa punainen pallo) toteuttaa intranetin perustehtäviä: työnantajan viestintää ja ohjeistojen jakamista. Se on innostava käsikirja koko henkilöstölle, myös suorittavaa työtä tekeville. Tietotyöläisten kollaboraatiovälineet ovat erikseen ja niihin on pääsy vain tietotyöläisillä (kuvassa rajaviivan takana). Viestinnällinen intra on luonteeltaan varsin yksisuuntainen, vaikka sisältöä voi tuottaa satojakin sisällöntuottajia. Vuorovaikutus rajoittuu tykkäämiseen ja kommentointiin. Viestinnällisen intranetin päätehtävänä on sitouttaa työntekijöitä työnantajaan, jakaa yhteistä tietoa, luoda yhtenäistä kulttuuria ja suunnata toimintaa kohti yhteistä tavoitetta. Intranetin etusivulla ovat vahvassa roolissa strategiaviestinnälliset teemat, henkilöstöä sitouttavat sisällöt sekä yhteiset ylpeydenaiheet. Se on responsiivinen ja selkeä; se on saavutettavissa miltä tahansa laitteelta pelkällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tällainen intranet on tyypillisesti toteutettu CMS-järjestelmällä, kuten Episerver tai WordPress.

Tällainen intranet on tyypillinen organisaatioille:

• joissa on paljon suorittavaa työtä tekevää henkilöstöä. Edullinen ratkaisu suurelle organisaatiolle, sillä CMS-järjestelmällä tehdyn intranetin lisenssikustannukset eivät yleensä perustu käyttäjätunnusten määrään.
• joissa on paljon henkilöstöä, joilla ei ole työnantajan tarjoamia henkilökohtaisia päätelaitteita. Kohtuullisen kompakti ja yksinkertainen, CMS-järjestelmällä tehtävä selainpohjainen intranet on helposti toteutettavissa mobile-first-periaatteella. Se on helposti saavutettavissa millä tahansa laitteella, myös henkilöstön omilla laitteilla.
• joka toimii alalla, jossa henkilöstön vaihtuvuus on tyypillisesti suurta. Intranetillä pyritään sitouttamaan henkilöstöä organisaatioon esimerkiksi tuomalla esiin työsuhde-etuja, urakehittymismahdollisuuksia, kouluttautumismahdollisuuksia sekä luomalla jaettua ylpeyttä työnantajan ja kollegojen saavutuksista. Tavoitteena on vähentää vaihtuvuutta.
• jotka ovat kooltaan suuria ja/tai toimivat useissa maissa ja kulttuurialueilla. Intranetin tavoitteena on luoda yhtenäistä organisaatiokulttuuria fyysisistä etäisyyksistä huolimatta.
• joilla on useita liiketoimintoja. Organisaation toiminta on niin laaja-alaista tai epäyhtenäistä, että eri liiketoimintojen tietoa ei kannata kammeta yhteiseen intranetiin, vaan kunkin liiketoiminnan tapauksessa tarkoituksenmukaisiin järjestelmiin. Kullakin liiketoiminnalla on omat tiedonhallinnan ratkaisunsa.
• joka on juuri muodostunut fuusion tuloksena. Yhtenäisyyttä korostavalla intranetilla pyritään vahvistamaan uutta yhtenäistä organisaatiota, sen uusia yhteisiä toimintatapoja ja jaettuja tavoitteita.

2. Työnteon tehostamisen intranet

Viestinnällinen intranet voi laajentua työnteon tehostamisen intranetiksi. Työnteon tehostamisen intranetin ytimenä ovat arkisessa työssä tarvittavat työohjeistot ja muu työnteon ohjaamista toteuttava viestintä. Tällainen intranet sisältää koko henkilöstölle suunnattujen sisältöjen lisäksi eri työntekijärooleille, prosesseille tai liiketoiminnoille suunnattua sisältöä ja viestintää. Varsinkin suurissa organisaatioissa työnteon tehostamisen intranet on luonteeltaan varsin yksisuuntainen ketjuviestintää toteuttava ja tietopankkimainen kanava. Etusivulla korostuvat substanssityön ohjaukseen liittyvät ajankohtaisaiheet kuten tuotteiden takaisinvedot ja asiakastyytyväisyysmittari ja/tai suorat linkit myyntimateriaaleihin, tuotetietoihin jne. Se voi olla toteutettu osana digitaalisen työympäristön ekosysteemiä (esim. Microsoft SharePoint, Office 365), erillisellä CMS-järjestelmällä (esim. Liferay, Drupal) tai kevyesti vaikkapa Atlassian Confluencella. Sen ohella organisaatiossa on hyvin todennäköisesti eri ryhmille kollaboraatiovälineitä, joihin ei kuitenkaan välttämättä ole pääsyä koko henkilöstöllä.

Tällainen intranet on tyypillinen organisaatioille:

• joka on kohtuullisen suuri, koostuu useista yksiköistä, joita ohjataan yhtenäisellä tavalla esimerkiksi vähittäiskaupan ja pankki- ja vakuutusalan ketjut. Intranetillä jaetaan esim. myymäläkonseptien mukaiset yhteiset ohjeistot ja materiaalit, sekä ohjataan myymälöiden toimintaa esim. markkinointikampanjat, uudet tuotteet, takaisinvedot, esillepanot jne.
• joka toteuttaa lukuisia tehtäviä, esimerkiksi kuntaorganisaatiot tai terveydenhoitoalan toimijat. Esimerkiksi kunnat voivat hyödyntää intranetiä eri toimialojen ja yksikköjen sisäiseen viestintään sekä erityisesti roolikohtaisten ohjeistojen jakeluun, esim. opetustyön tai kaavoituksen työohjepankit.
• joka haluaa korostaa läpinäkyvyyttä. Ohjeistot pidetään selkeästi koko henkilöstön saavutettavissa, vaikka kaikki eivät olisikaan kaikille relevantteja. Esim. myynnin materiaalit ovat kaikkien hyödynnettävissä.

3. Intranet osana tietotyön digitaalista työympäristöä

Tietotyöpainotteinen intranet on vuorovaikutteinen digitaalinen työympäristö, jossa koko henkilöstö tekee tietotyötä tiimeissä, yhteisöissä ja projekteissa. Pääpaino on työn tekemisellä, kollaboraatiolla, koordinoinnilla ja tiedon jakamisella. Tätä toteutetaan erinäisillä työkaluilla: työtiloissa, wikeissä, jaetuissa dokumenttikansioissa, teamseissä ja sisäisen somen kanavissa. Tyypillisesti työkalut valitaan kustannussyistä yhdestä ekosysteemistä, esim. Microsoft Office 365, Google G Suite tai on-premise-ympäristössä esim. SharePoint. Muitakin palveluita voidaan käyttää kokonaisuuden osana kuten vaikkapa M-Files, Slack, Trello jne. Perinteisempi ohjeistava ja tiedottava intranet esiintyy tietotyön työkalujen rinnalla ja intranetin etusivu voi toimia etusivuna myös tietotyön aloittamiseen. Organisaatio on voinut koodauttaa etusivulle käyttöliittymäkerroksen tai hankkia intranet-tuotteen yhdistääkseen eri työkaluja yhtenäisemmäksi käyttäjäkokemukseksi.

Tällainen intranet on tyypillinen organisaatioille:

• jotka ovat tietotyövaltaisia tai joissa muuten tarvitaan vuorovaikutteisia, digitaalisen kollaboraation mahdollistavia työkaluja koko henkilöstön käyttöön. Tyypillisesti pilvityökalujen lisenssihinnoittelu perustuu käyttäjämääriin, joten lisenssi on tarkoituksenmukaista hankkia vain tarpeeseen.
• jotka ovat tietotyövaltaisia ja silti riittävän suuria tai hajanaisia fyysiseltä sijainniltaan tai liiketoiminnoiltaan, jotta jäsennelty koostava intranet on tarpeellinen väline virallisen tiedon välittämiseen, vuorovaikutteisen hälinän ja tiedostokansioiden rinnalla (vrt. konsepti 4).

4. Intranet on kadonnut

On paljon organisaatioita, joilla ei ole perinteistä sisäistä verkkopalvelua uutisointiin ja ohjeiden jakamiseen selailtavina verkkosivuina. Ei tarvitsekaan, jos työnantajan viestintä henkilöstölle hoituu muissa kanavissa (esim. Slack, Workplace by Facebook, Yammer, Teams, viikkopalaverit ja/tai henkilöstötilaisuudet) ja yhteisten HR-ohjeiden, työohjeiden yms. dokumenttien jakelu tiedostoina mukavasti yhteisesti sovituissa tiedostojaoissa (esim. Google Drive, SharePoint, Teams, M-Files, verkkolevyt). Näissä organisaatioissa sisäisen somen väline on ensisijainen”intranetin etusivu”. Sisäinen some on väline sekä ajankohtaisviestintään, työyhteisöjen viestintään että työn koordinointiin. Koko yhteisö viestii kanavassa matalalla kynnyksellä.

Tällainen kokonaisuus on tyypillinen organisaatioille:

• jotka ovat kohtuullisen pieniä (max parisensataa henkilöä) tai tuoreita organisaatioita, eikä erillistä intranet-päällikerrosta tarvita selittämään eri välineiden ja tietopankkien tarkoituksia tai sijainteja. Esimerkiksi start-upit, viestintä- ja markkinointitoimistot jne.
• joille digitaalisten viestintäsovellusten käyttö on ollut arkipäivää jo vuosikymmeniä, esim. ohjelmistotalot.
• jotka ovat itseohjautuvia.
• joiden kulttuuriin sopii paremmin kenen tahansa keskinäisen vuorovaikutuksen mahdollistava mutkaton sisäisen somen väline ennemmin kuin pelkkä yksisuuntainen tiedotuskanava. Nämä voivat olla suuriakin organisaatioita. Esimerkiksi paljon ”somenatiivia” väkeä työllistävät organisaatiot kuten kauppaketjut.